Um den Teilnehmern besonders praxisnahe Einsichten zu ermöglichen, hatte Prof. Dr. Thomas Glatte, Professor für Immobilienwirtschaft an der Hochschule Fresenius und als CNG-Vorstandsmitglied für Aus- & Weiterbildung zuständig, zwei Vertreter internationaler Technologieanbieter eingeladen: Steve Morren, EMEA Channel Sales Director bei iOFFICE und Youri Wildeman, Head of Business Development EMEA & APAC bei VergeSense.

Mastertalk-Co-Moderatorin Martina Williams, Head of Work Dynamics DACH & CEE bei JLL, beleuchtete die Ausgangslage: Leitfäden für den digitalen Arbeitsplatz seien besonders die Organisation der Räume, das Nutzererlebnis und die Zusammenarbeit der Angestellten mit smarten Technologien – idealerweise mit nützlichen Funktionen. Um das „neue Normal“ zu gestalten, müssten laut Williams die Arbeitgeber mehrere Faktoren erfüllen:

• Die Präferenzen der Mitarbeiter berücksichtigen – Technologie wird ein Schlüsselfaktor für neue Arbeitsmodelle sein.
• Umfangreiche Live-Daten sammeln, um CRE-Strategien zu unterstützen und die neuen personenbezogenen Kennziffern zu identifizieren, die in der neuen Arbeitswelt wichtig sind.
• Lösungen einsetzen, die den Menschen in den Mittelpunkt stellen und deren Arbeit von überall aus zu ermöglichen.

Zentrale Anwendungen seien dabei das „Planen und Ermöglichen“, etwa das Buchen, die Raumplanung oder das Messen von Arbeitsplatzkennziffern, angereichert durch Kommunikationsmittel, besonders Apps. Insgesamt gehe es dabei um das grundsätzliche Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer – eingerahmt durch die Büroimmobilie.

Zentral: die Nutzererfahrung

Steve Morren von iOffice – einem Unternehmen, das erst kürzlich mit SpaceIQ fusionierte – berichtete aus der Praxis. Der Dienstleister mit mehr als 500 Mitarbeitern, über 10.000 Kunden in mehr als 85 Ländern und 185 Millionen Quadratmeter gemanagter Bürofläche bietet Softwarelösungen für das gesamte Ökosystem an: Wartung & Betrieb, Arbeitsplatzmanagement und Mitarbeitererfahrung. Morren stellte drei Haupteinsatzgebiete näher vor: 

1. Das Raummanagement, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, während gleichzeitig Kosten verwaltet und kontrolliert werden. Im Mittelpunkt steht hier die Frage „Wer sitzt wo?“ Mit „Space Rights“ werden unter anderem – vor allem angesichts der Corona-Erfahrungen – die physische Distanz organisiert und die Kapazitätsplanung in Zeiten des hybriden Arbeitens gemanagt.

2. Positive Arbeitsplatzerfahrung, um Talente zu gewinnen, zu halten und zu fördern, inklusive App-Einsatz für transparente Informationen der Arbeitswelten, Reservierungen, Raumfinder und Visualisierung.

3. Datenerfassung in Echtzeit für eine datengesteuerte Entscheidungsfindung über Belegungsraten, Anzahl der Mitarbeiter, heruntergebrochen auf einzelne Raumbereiche und im Zeitverlauf.

Dynamische Arbeitsplätze

Im Anschluss präsentierte Youri Wildeman von der amerikanischen VergeSense – der nach eigener Aussage führenden Plattform zur Arbeitsplatzanalyse. Auch hier werden umfangreiche Echtzeitdaten zur Belegungsnutzung erhoben, die Dank Künstlicher Intelligenz tiefe Einblicke und Visualisierungen erlauben. Das Tool liefere ausgiebige Live-Berichte, denn, so Wildeman: „Dynamische Arbeitsplätze erfordern genaue und aktuelle Nutzungsdaten.“ Mit VergeSense könne man das Immobilienportfolio optimieren, CRE-Kennziffern verbessern und das moderne Workplace Design organisieren. Ziel: Das ideale Raumszenario – selbstverständlich verknüpft mit den Aspekten IT-Sicherheit, Privatsphäre und DSGVO.

Kernstück bei VergeSense: Ein Sensor an der Decke, der die Räume, Personen und das Mobiliar erfasst, deren Daten live analysiert und kommuniziert. Selbst leere Schreibtische, die trotzdem von jemandem belegt werden, kann der Sensor anhand von Laptops, Taschen oder Jacken identifizieren. “Wir helfen unseren Kunden, aus statischen Arbeitsplätzen dynamische Arbeitswelt zu machen“, so das Zwischenfazit Wildemans. Die Pandemie habe gezeigt, wie gut mobiles Arbeiten funktioniere. Nun müssten die Aspekte Teamwork, Zusammenarbeit und persönlicher Austausch besonders adressiert werden. Immobilienverantwortliche können mit seinem Produkt ein Verständnis dafür gewinnen, wie man die einzelnen Plätze und Raumtypen nutzen kann – vor allem auch, um das Portfolio besser zu nutzen und anzupassen. Nötig sei hierfür die smarte Erfassung der Daten, um eine präzise Sicht auf die Belegung und Interaktion der Mitarbeiter zu erhalten.

Umsatzwachstum von 400 Prozent

Auf die Frage von Moderator Glatte zur Geschäftsentwicklung antwortete Wildemans: “Von Juni 2020 bis Juni 2021 ist unser Umsatz weltweit um 400 Prozent gewachsen. Große Konzerne lieben unsere Dienstleistungen, und es wird noch eine Weile so weitergehen.“ Auch Morrens Unternehmen sei „sehr beschäftigt, so wie man es aktuell erwarten würde.“

Auch zu der Vorgehensweise beim Einführen des Systems nahm Wildeman Stellung: „Entscheidend ist es, die gesamte Organisation und alle wichtigen Bereiche einzubinden: die IT- und Rechtsabteilungen, den Datenschutzbeauftragten und unbedingt den Betriebsrat – und zwar bevor es losgeht.“ Gerade gegenüber der Arbeitnehmervertretung würde man immer wieder betonen, dass man keine konkrete Personen tracke und alles anonym bleibe: „Unsere Technologie erfasst keine personenbezogenen Daten“, so Wildeman. 

Trotz der massiven Überzeugungsarbeit können die Systeme in den USA und Asien wesentlich leichter und schneller eingebaut werden als etwa in Skandinavien, Frankreich oder Deutschland. Hierzulande müssten mehr Fragen beantwortet werden und eine Einführung dauere deutlich länger. Morren ergänzte: „Deutschland ist einer der schwierigsten Märkte, wenn es um die Erfassung von Echtzeitdaten geht. Deswegen unterstreichen wir auch hier immer wieder: ‚Wir vermessen keine Personen, sondern Räume!“ Alles sei ohnehin DSGVO-konform und man verfahre auch nach dem Prinzip der Datenminimierung.

Was lässt sich einsparen?

Wie aber sieht es mit den Einspareffekten aus – ein zentrales Anliegen beim Einsatz smarter Technologien. Morren brachte hier verschiedene Wirkungen ins Spiel. Hierzu gehöre aus Sicht eines Unternehmens auch, endlich zu wissen, was im Büro eigentlich los sei. Da gebe es nun eine viel größere Transparenz. Die betriebswirtschaftlichen Erkenntnisse wiederum basierten auf einer einfachen Rechenaufgabe. So koste ein Büroarbeitsplatz im Durchschnitt 15.000 Euro pro Jahr. Die Messung via iOffice ungefähr 150 Euro. Schnell könne man auf diese Weise enorme Einsparpotenziale identifizieren und umsetzen. Bei Wildemans VergeSense seien die Kosten sogar noch niedriger. Daneben könne man die Dienstleistungen rund um die Immobilie viel besser steuern, wenn man die Echtzeit-Belegung kennt, relevant etwa für Reinigung, Wartung, aber auch Klimaanlage und Energie. Laut Wildeman sei es realistisch, 30 Prozent mehr Mitarbeiter auf demselben Raum unterzubringen. Unterm Strich sei alles einfach aufzusetzen – zumal die drahtlosen Sensoren von VergeSense. Einmal in Gang gesetzt, würde das System drei bis fünf Jahre laufen. Bei Wildemans Arbeitgeber kalkuliere man einen Komplettpreis pro Jahr, je nach Aufwand, Größe und Konstellation der Immobilien. Ähnlich bei iOffice, wo jedoch noch eine Servicegebühr hinzukommt. 

Transparente neue Arbeitswelt

Den dieses Mal produktorientierten Mastertalk beschloss Glatte mit der Frage: „Wo steht die Branche in zwei bis drei Jahren, was gibt es für Trends?“ Morren hierzu: “Auch hier gilt: ‘Data is the new oil!’. Es wird Verfeinerungen bei der Datenauswertung der Platzbuchungen und Arbeitsaktivitäten geben, was dann den verstärkten Einsatz von Künstlicher Intelligenz ermöglicht.“ Ähnlich datengetrieben äußerte sich Kollege Wildeman: Die Integration neuer Datenquellen, wie etwa Luftqualität oder Lärm, werde ausgebaut, auch von dritten Parteien. Die Branche wiederum werde sich weiter konsolidieren: „Es wird Fusionen und Akquisitionen, und manche Unternehmen werden vom Markt verschwinden.“ Bleiben aber werden die smarten Technologien, die den digitalen Arbeitsplatz für immer prägen werden.

Weitere Informationen zur Mastertalk-Serie unter www.mastertalk.net. 

Hintergrundinformationen zur Hochschule Fresenius Heidelberg:
Die Hochschule Fresenius Heidelberg ist eine durch das Land Baden-Württemberg staatlich anerkannte Hochschule, ihre Studiengänge sind von der Foundation for International Business Administration Accreditation (FIBAA) bzw. der Stiftung Akkreditierungsrat akkreditiert. Sie gehört zum Verbund der Hochschule Fresenius mit über 14.000 Studierenden an ihren Standorten in Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Heidelberg, Idstein, Köln, München und Wiesbaden sowie dem Studienzentrum in New York. Weitere Informationen finden Sie auf der Website: www.hs-fresenius.de