So wird Ihre Videokonferenz ein Erfolg

Videokonferenzen sind zurzeit fester Bestandteil der Meetingkultur. Das ist gerade in Corona-Zeiten den veränderten Arbeitsstrukturen geschuldet – aber auch sonst sind in vielen Firmen die Mitarbeiter auf verschiedene Standorte verteilt oder arbeiten vom Home-Office aus. Damit Ihre Videokonferenz möglichst reibungslos funktioniert gilt es, sich gut vorzubereiten und ein paar Fallstricke zu vermeiden.

Die Technik

Voraussetzung für einen störungsfreien Ablauf ist an erster Stelle eine leistungsfähige Internetverbindung. Videokonferenzen können von jedem Endgerät mit Internetverbindung und Monitor durchgeführt werden. Doch Computer und Mikro allein reichen oft nicht aus. Denn wenn Sie einen professionellen Eindruck machen wollen, muss Ihr Gegenüber Sie gut erkennen können. Dafür sollte die verwendete Kamera mindestens über Full-HD verfügen. Mikrofone, Lautsprecher oder Freisprecheinrichtungen sind am besten mit einem Echo-Canceller ausgerüstet, der auch bei schlechter Raumakustik Rückkopplungen und unangenehme Echo-Geräusche unterdrückt.


Einladung mit Agenda

Kündigen Sie das Meeting rechtzeitig an und laden Sie die Teilnehmer per E-Mail ein. Verschicken Sie mit der Einladung eine Agenda, aus der zeitlicher Rahmen und Inhalte ersichtlich sind. Wenn das Meeting aufgezeichnet werden soll, muss jeder einzelne Teilnehmer im Vorfeld zustimmen.

Vorbereitung und Testphase

Pünktlichkeit ist in digitalen Meetings besonders wichtig. Darum informieren Sie sich vorab rechtzeitig, welche Plattform benutzt wird. Zoom, Microsoft Teams, Webex, Skype o. Ä.? Wer erst kurz vor dem Meeting merkt, dass eine andere Plattform genutzt wird, als gedacht, kommt u. U. ganz schön ins Schwitzen, wenn die auf seinem Computer nicht gleich funktioniert. Videokonferenzen, in denen Teilnehmer vergeblich mit dem Mikro oder der Kamera kämpfen, halten unnötig auf und sind für alle Beteiligten unangenehm. Testen Sie deshalb schon im Vorfeld Ton, Bild und Übertragungsqualität, sodass zum Konferenzbeginn alles fehlerfrei läuft.

Viele Mikros sind heute sehr empfindlich, von daher schalten Sie potenzielle Geräuschquellen wie z. B. Ihr Mailprogramm aus, Mobiltelefone auf stumm oder in den Flugmodus und schließen Sie gegebenenfalls die Fenster. Aber auch das Klirren einer Kaffeetasse auf einem Unterteller, lautes Räuspern oder Papiergeraschel stören. Da die Übertragung häufig etwas verzögert ankommt, lassen Sie den Sprechenden immer ausreden und schauen Sie nach Möglichkeit direkt in die Kamera. Legen Sie sich wichtige Unterlagen bereit, sodass Sie nicht plötzlich mitten in der Konferenz aufstehen und den Raum verlassen müssen.

Räumen Sie Ihren Desktop auf

Stichwort „Bildschirmfreigabe“: Viele Businesslösungen für Videokonferenzen bieten die Funktion, dass andere Teilnehmer Ihren Desktop sehen, aktiv darauf zugreifen oder Sie selbst Bildschirme mit den Teilnehmenden teilen können. Räumen Sie also vorab Ihren Rechner auf. Partyfotos oder private Unterlagen gehören nicht in professionelle Videomeetings.

Wählen Sie einen geeigneten Raum aus

Denken Sie daran, dass Sie bei einem Videochat gesehen werden. Wer vom Homeoffice aus zoomt, skypt etc. sollte eine ansatzweise professionelle Umgebung schaffen. Damit nicht der Raum, sondern Sie selbst während der virtuellen Konferenz im Mittelpunkt stehen, setzen Sie sich am besten vor eine leere, einfarbige Wand. Bücherregale, Bilder oder Dekoartikel lenken unnötig ab. Stellen Sie blendende Objekte weg. Sorgen Sie für gute Lichtverhältnisse, achten Sie auf die Spiegelung Ihrer Brillengläser.

Verzichten Sie auf zu ausladende Gesten, da diese am Bildschirm schnell falsch gedeutet werden und unter Umständen sogar aggressiv wirken können. Achten Sie auf Ihre Frisur und Ihr Outfit. Klein gemusterte Kleidung ist nicht empfehlenswert. Denn egal ob kariert, gestreift oder gepunktet: Muster erzeugen ein Flackern im Bild, das die Aufmerksamkeit hemmt. Setzen Sie stattdessen auf gedeckte Farben.

Humor ist, wenn man trotzdem lacht…

Der Raum, in dem Sie Ihre Videokonferenzen abhalten, sollte idealerweise so gelegen und eingerichtet sein, dass keine Störungen wie hereinkommende Personen oder Hintergrundgeräusche auftreten. Und manchmal sind ungeplante Unterbrechungen eben doch nicht ganz zu vermeiden: Ein Kleinkind platzt trotzdem herein, die Katze spring auf den Schreibtisch, es läutet an der Tür, die fertig durchgelaufene Waschmaschine hört nicht auf zu piepen. Reagieren Sie einfach souverän – meistens hilft Humor.

Über Etikette Trainer International (ETI)

ETI ist ein Zusammenschluss von internationalen Etikette Trainern, die gesellschaftliche Entwicklungen diskutieren, mit traditionellen Formen vergleichen und gegebenenfalls neue Standards setzen. Diese Empfehlungen werden in Seminaren, Pressegesprächen und Veröffentlichungen transportiert. Alle Mitglieder haben eine qualifizierte Ausbildung im Bereich Umgangsformen, Hotellerie, Gastronomie oder Protokoll und bilden sich ständig weiter. Dieses Netzwerk von Spezialisten steht für Aktualität, Kompetenz und Qualität.

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