Private Verwalter auf dem Vormarsch: Mit privatem Outsourcing Zeit und Geld sparen

Die Situation kennen Viele: Der Schreibtisch im Arbeitszimmer quillt über und die Aktenschränke sind voll. Da passiert es schnell, dass der Überblick verloren geht und wichtige Termine vergessen werden. Dennoch scheitert häufig der Vorsatz, Ordnung in die private Verwaltung zu bringen, aus Zeit- oder Lustmangel. Die Beauftragung eines sogenannten Dienstleistungsbüros – das heißt eines professionellen Verwalters für Privatpersonen – ist hier eine hervorragende Möglichkeit, dem Chaos wieder Herr zu werden.

Für wen eignet sich ein Dienstleistungsbüro?

Ein solcher Service ist für jeden sinnvoll, der das Gefühl hat, keinen Überblick über die eigenen Unterlagen zu haben. Sei es, weil er mehrere Immobilien besitzt, einen kleinen Fuhrpark in der Garage hat oder schlichtweg keine Zeit hat, Verträge und Versicherungen auf dem neusten Stand zu halten. Bei Problemen mit oder Fragen zu solchen Verwaltungsangelegenheiten führt die erste Recherche oftmals ins Internet. Zusätzlich dazu sind Freunde und Bekannte eine beliebte Anlaufstelle.


„Sich bei Vertrags- oder Versicherungsfragen an Freunde oder Verwandte zu wenden, kann unangenehm sein. Denn wer lässt sich schon gerne in die Unterlagen schauen? Daher übergibt der potenzielle Kunde solche Angelegenheiten lieber einem Profi. Dieser berät aufgrund der fehlenden emotionalen Beziehung neutraler“, erklärt Norbert Kettner, Geschäftsführer der Private Office GmbH. „Ob es nur die Betreuung von Unterlagen oder die Beratung betrifft – das Vertrauen in die Arbeit von Experten spart in jedem Fall Stress und Sorgen.“

Private Verwaltung bringt Zeit- und Geldersparnis

Mit einem Dienstleistungsbüro lassen sich zum Beispiel sämtliche Verträge rund um das private Wohnen (Hausrat, Strom, Gas), Mobilfunkverträge und Mitgliedschaften verwalten. Zudem können Nutzer alle Versicherungsangelegenheiten auslagern oder ihre Immobilien betreuen und beispielsweise damit einhergehende Zahlungseingänge überwachen oder Nebenkostenabrechnungen erstellen lassen.

Unabhängig davon, was man verwalten lässt – Anwender profitieren in erster Linie von der großen Zeitersparnis, die sich nicht mehr für das Sortieren oder Aktualisieren von Unterlagen verschwenden müssen.

„Es kommt keine unliebsame Post mehr an die eigene Adresse und es muss zum Beispiel nicht mehr kontrolliert werden, ob die private Krankenversicherung die Arztrechnungen beglichen hat. Darüber hinaus schlagen wir bei Private Office Verbesserungen der Vertragsbedingungen vor. Bei Zustimmung des Kunden passt das Büro die Verträge nach dessen Wünschen an. Durch diese Optimierungen der Verträge und Versicherungen lässt sich so auch einiges an Geld sparen“, erläutert Kettner.

Vor der Beauftragung alles abklären

Vor der Entscheidung für ein bestimmtes Dienstleistungsbüro ist es ratsam, sich über die jeweilige Website zu informieren. Im zweiten Schritt sollte ein persönliches Gespräch folgen. In diesem wird abgeklärt, welche Dienstleistungen gebraucht werden und welche Unterlagen zu betreuen sind. Im dritten Schritt folgen die Übergabe der Papiere und die Einrichtung eines Dokumentenservice.

Danach sind die Verwaltungspapiere jederzeit online durch eine App oder am Laptop abrufbar. Alle Adressen der Verträge und Versicherungen werden auf das Büro umgemeldet. Zusätzlich richtet das Büro ein Konto ein, über das sämtliche Zahlungen abgewickelt werden. Der Kunde muss diese Zahlungen somit nicht mehr selbst tätigen – lediglich die Gesamtsumme wird am Monatsende verrechnet.

Auslagerung der privaten Verwaltung befreit

Das Auslagern der privaten Verwaltung hat Auswirkungen auf das gesamte Leben: „Es ist ein befreiendes Gefühl, diese Aufgaben vollständig abzugeben. So bleibt mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge“, erklärt Kettner. „Anstatt die freie Zeit mit aufwendigem Ordnen und Aktualisieren von Unterlagen zu verbringen, ist diese nun wirklich ‚freie Zeit‘. Darüber hinaus erinnert das Private Office seine Kunden an alle wichtigen Fristen und Termine. Im Alltag ist fast nichts von der Tätigkeit des Büros zu merken, da es völlig im Hintergrund agiert. Nur wenn sich Anpassungen anbieten, wird der Kunde benachrichtigt. Um die dann folgenden Schritte kümmert sich das Dienstleistungsbüro.“

Weitere Informationen über Private Office GmbH unter www.private-office.net

Über die Private Office GmbH

Die Private Office GmbH ist ein Dienstleistungsbüro mit Sitz in Frankfurt am Main. Das Büro übernimmt die vollständige private Verwaltung für Privatpersonen mit einem gehobenen Lebensstil. Im Zuge dessen administriert und optimiert die Private Office GmbH sämtliche Verträge und Versicherungsunterlagen.

Das private Outsourcing betrifft das ganze Vertragsspektrum von der privaten Krankenversicherung über Kfz-Versicherungen bis hin zur Verwaltung des Immobilienbesitzes. Sämtlichen Schrift- und Zahlungsverkehr, sowohl online als auch offline, erledigt die Private Office GmbH. Dadurch reduziert sich die Komplexität der privaten Administration für den Kunden deutlich.

Wenn Entscheidungen oder Modifizierungen der Verträge anstehen, wird der Kunde informiert und eventuelle Anpassungen nach seinen Wünschen vorgenommen. Das Thema Sicherheit ist für die Private Office GmbH essenziell – alle anvertrauten Unterlagen befinden sich daher, entkoppelt vom Lebensmittelpunkt des Kunden, in den Stahltresoren des Dienstleistungsbüros.

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