Angesichts des digitalen Wandels haben die meisten großen und mittelständischen Unternehmen bereits Konsequenzen gezogen. Prozesse in der Organisation, der Kommunikation, dem Marketing und in vielen anderen Bereichen werden mehr und mehr digitalisiert. Kleine und mittelständische Unternehmen sind hier oft noch deutlich zurückhaltender und setzen auf vertraute und bewährte Methoden.

Skepsis gegenüber digitalen Lösungen

Befragt man Geschäftsführer in kleinen Unternehmen zu den Gründen für die Zurückhaltung, stößt man häufig auf Skepsis gegenüber digitalen Lösungen. In vielen kleinen Unternehmen herrscht Unsicherheit darüber, wie Mitarbeiter mit den digitalen Herausforderungen und Werkzeugen zurechtkommen. Und natürlich fürchten viele KMU die entstehenden Kosten.

Der Wandel zu einer immer stärkeren Digitalisierung aller Lebensbereiche ist nicht mehr aufzuhalten. KMU dürfen, um im Wettbewerb bestehen zu können, die Möglichkeiten der Digitalisierung nicht ungenutzt lassen. Viele Mittelständler sehen die Digitalisierung als große Herausforderung an, für die außergewöhnliche Fähigkeiten notwendig sind, die sie nicht leisten können.

Einstieg in die Digitalisierung erleichtern

Elektronische Systeme werden in Unternehmen jeder Größe für viele Aufgabenbereiche genutzt. Das große Unternehmen häufiger auf elektronische Systeme zurückgreifen ergibt sich dabei zwangsläufig , aber auch in kleinen und mittleren Unternehmen sind bestimmte Anwendungen wie beispielsweise Onlinebanking weit verbreitet.

Um kleinen und mittelgroßen Unternehmen den Einstieg in die Digitalisierung zu erleichtern, sind Lösungen notwendig, die an die jeweiligen spezifischen Anforderungen anpassbar, bezahlbar und einfach verständlich und zu bedienen sind.

Einführung der digitalen Archivierung

Bei der Einführung der digitalen Archivierung wird häufig der Aufwand für die Einführung der elektronischen Aufbewahrung als größtes Hindernis genannt. Darüber hinaus herrscht in vielen Unternehmen Unsicherheit darüber, wie eine revisionssichere, elektronische Aufbewahrung ausgestaltet werden kann.

Viele Unternehmen geben zudem an, Unterlagen deshalb in Papierform aufzubewahren, weil es sich für das Unternehmen bewährt hat. Damit stellt also auch der Faktor Gewohnheit ein Argument dar, das man nicht außer Acht lassen kann.

Üblicherweise bestimmt die originäre Form einer Unterlage auch die Form
der Aufbewahrung. Große Unternehmen bewahren Belege jedoch inzwischen überwiegend elektronisch und nur noch selten ausschließlich in Papierform auf. Dies liegt sicherlich an den Vorteilen die ein digitales Archiv bietet.

Vorteile der digitalen Archivierung

Als wichtigste Vorteile der digitalen Archivierung werden sowohl von Unternehmen als auch Steuerberatern häufig die folgenden Argumente genannt:

• Der Zugriff auf Daten wird erleichtert.
• Es wird weniger Lagerraum benötigt.
• Einsparung von Mieten von Lagerräumen
• Schnelleres Auffinden einzelner Dokumente
• Ortsunabhängiger Zugriff
• Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Rechtesysteme
• Geringere Gefahr des Datenverlustes durch Datensicherung
• Einsparung von Personalkosten
• Gleichzeitiger Zugriff durch mehrere Mitarbeiter ist möglich
• Einsparung von Papier

Das Augenmerk auf KMU gerichtet

Mit unserem StarFinder® DIGITAL ARCHIV richten wir das Augenmerk auf Unternehmen mit kleinen bis mittleren Umsatzerlösen, die bislang weitaus seltener als Großunternehmen elektronische Systeme und Unterlagen nutzen und zugleich häufiger als Argument für die Aufbewahrung in Papierform angeben, dass sich diese Form für sie bewährt hat.

Dabei setzen wir auf einfache Bedienung, schnelle und kostengünstige Einführung und geringe laufende Kosten und verzichten bewusst auf Funktionen, die für kleine und mittlere Unternehmen nicht erforderlich sind.

Stattdessen ist StarFinder® DIGITAL ARCHIV individuell auf die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens anpassbar. Für viele unserer Kunden haben wir spezielle Workflows und Funktionen entwickelt, die die Umstellung auf ein elektronisches Archiv vereinfacht und durchführbar gemacht haben. Und natürlich unterstützen wir unsere Kunden mit Umsetzungsempfehlungen, die den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und in der Praxis unkompliziert anwendbar sind.