Enormer Aufwand für die Antragsbearbeitung der Briefwahlunterlagen​

Für die Bürgerinnen und Bürger ist der Aufwand für die Beantragung der Briefwahlunterlagen gering. Meist erledigen sie dies einfach über den Wahlscheinantrag, der auf der verschickten Wahlbenachrichtigung abgedruckt ist, oder sie suchen ihre Gemeinde vor Ort auf. Sie müssen dafür nicht mal Porto aufwenden.

Auf Seite der Kommunen sieht das allerdings anders aus: Diese manuell eingereichten Wahlscheinanträge müssen in den Wahlämtern, Meldebehörden, Bürgerbüros und Bürgerämtern manuell erfasst werden. Neben dem Druck der Wahlscheine und dem Versand der Wahlunterlagen zieht dies einen enormen zeitlichen Aufwand nach sich und belastet die Kapazität in den Behörden in dieser ohnehin stressigen Zeit zusätzlich. Aktuell laufen bereits wieder unter Hochdruck die Vorbereitungen für die Kommunalwahlen 2026.

Eine Erleichterung dafür verspricht die Softwarelösung OLIWA: Über den Online-Wahlschein können Bürgerinnen und Bürger ihre Wahlunterlagen ganz einfach online anfordern. Das ist nicht nur für sie komfortabel, es entlastet auch die Behörden maßgeblich.

Funktionsprinzip des Online-Wahlscheins OLIWA 

Die Wahlunterlagen über die Online-Anwendung OLIWA zu beantragen, ist für die Bürgerinnen und Bürger mit jedem Endgerät einfach zu erledigen. Sie erreichen die Plattform über einen Link auf der Website der Stadt- oder Gemeindeverwaltung oder über einen auf der Wahlbenachrichtigungskarte/-brief aufgedruckten QR-Code. Sie müssen nur wenige Informationen zu ihrer Identifikation in die Eingabemaske eintippen. Das System zeigt den Anwenderinnen und Anwendern lediglich die Wahlen an, die für sie infrage kommen und für die sie einen Wahlschein beantragen können. Anschließend können sie den Antrag unkompliziert online verschicken und erhalten eine Eingangsbestätigung per E-Mail, vergleichbar mit einer Bestellbestätigung im E-Commerce. Ohne einen Termin in der Verwaltung. Das erhöht die Akzeptanz, weil sie den Antrag komplett orts- und zeitunabhängig stellen können.

Als zusätzlichen Service bietet OLIWA die Möglichkeit, nach einem Wahlraum/-lokal in der Nähe zu suchen – gegebenenfalls barrierefrei – und sich die Route dorthin anzeigen zu lassen.

OLIWA leitet eingehende  Anträge automatisiert weiter 

Hat eine Bürgerin oder ein Bürger die Briefwahlunterlagen über OLIWA angefordert, wird dieser Antrag voll automatisiert in die VOIS-Postbox der Verwaltung importiert. Er kann dann entweder einzeln in VOIS | MESO (Meldewesen) eingearbeitet werden, oder die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter nutzen die Massenverarbeitung, um eine Vielzahl von Anträgen mit nur einem Handgriff in VOIS | MESO einzulesen. Dabei werden Medienbrüche gezielt vermieden. Möglich wird die Verarbeitung von Anträgen über OLIWA durch die Basiskomponente INFORMATIONSREGISTER.  Diese enthält relevante Daten, Wahlgebiete und Wahlkonfigurationen aus dem Einwohnerverfahren VOIS | MESO. Dafür exportiert das ITEBO-Team die Wählerverzeichnisse aus VOIS | MESO des Kunden in OLIWA (Onlinewahlschein). 

Dank des Einsatzes von OLIWA und VOIS | MESO verringert sich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den zuständigen Behörden die manuelle Erfassung der eingehenden Anträge per Post. Damit können sie bis zu 35 Prozent des Aufwands einsparen.

Bereitschaft VOIS Team  

Am Wahl-Sonntag stehen die Kolleginnen und Kollegen aus dem Fachteam Einwohnermeldewesen ab 17 Uhr zur Verfügung. Das Team besteht aus Technikern und Technikerinnen für OK.EWO, VOIS und Votemanager, die durchgehend erreichbar sind. Auf mögliche technische oder organisatorische Probleme kann reagiert werden.

Was wir mitnehmen

• Wahlen verursachen in den Verwaltungen einen hohen Aufwand.
• Mit OLIWA reduzieren Sie den  manuellen Aufwand deutlich und  minimieren gleichzeitig Fehlerquellen.