Unternehmenspost – egal ob sie ein- oder ausgeht – bedeutet einen großen Aufwand, vor allem, wenn die eingehenden Daten digital verarbeitet werden sollen. In Zeiten von Homeoffice hat sich dieser Aufwand nochmals erhöht. Die OD Group hat daher eine Lösung entwickelt, die es Versorgern ermöglichen soll, mit ihren Kunden effizient zu kommunizieren.

Outputmanager für postalischen Versand

Zum einen kümmert sich SiMPEL – die Buchstaben stehen für Smart intelligent Mail (or) Print Elektronik Link – als Outputmanager um den Postausgang. Papier, Kuverts und Frankierungen werden beim Kunden vor Ort laut OD Group nicht mehr gebraucht. Die Handhabung sei einfach: Die Anwender übermitteln die Daten – über den Druckertreiber – an SiMPEL. Der Outputmanager verarbeitet anschließend den Auftrag, und entscheidet je nach Vorgabe des Kunden, was gedruckt und was per Mail verschickt wird, und erledigt alles Weitere.

Ebenfalls möglich ist der Weg per Upload über eine Webplattform. Für Unternehmen mit eigener IT-Infrastruktur gibt es der OD Group zufolge auch die Option des Importes bzw. der Abholung (etwa über SFTP/WebDAV) und die Anbindung via API-Schnittstelle. Die Vorlauf- und Produktionszeiten von Postaussendungen und Mailingaktionen lassen sich laut Anbieter durch SiMPEL deutlich verkürzen.

Inputmanager für Datenbearbeitung

Zugleich funktioniert SiMPEL als Inputmanager: Papier- oder Digitalformulare aus unterschiedlichen Quellen werden hier empfangen, erfasst, verifiziert und für die weitere Bearbeitung zentral bereitgestellt. Der Inputmanager verarbeitet die eingehenden Formulare und digitalisiert diese mit allen benötigten Daten – dazu zähle auch Handschrift.

Insgesamt werden Hand- und Maschinenschrift, Barcodes und Unterschriften automatisch erkannt. Gleichzeitig erhöht sich die Datenqualität durch die Validierung der Stammdaten, geprüft werde auch auf individuelle Plausibilitäten, Korrelationen und Vollständigkeit. Die geprüften Daten stehen danach im gewünschten Format zum Download oder in einem Onlineportal zur Ansicht und zur weiteren Verwendung bereit. Dies ermögliche eine volle Kontrolle jederzeit und von überall. Auch eine Integration in das jeweilige ERP-System ist möglich.

Vorteile

"Der Anwender kann mit SiMPEL die Digitalisierung der aus- und eingehenden Kundenkommunikation in seinem Tempo schrittweise umsetzen. Produktions- und Laufzeiten der Aussendungen lassen sich verkürzen und durch optimierte Prozesse Zeit und Kosten einsparen", fasst Dieter Krämer Key-Account-Manager bei OD-Print und OD-Media die Vorteile zusammen.

Die OD Group verweist zudem darauf, dass sowohl deren Mitarbeiter als auch die verwendete Hard- und Software strengen und aktuellen Datenschutzbestimmungen unterliegen. Die erfassten Daten werden demnach nach vereinbarten Fristen vollständig gelöscht. Die Server stehen in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

Dauer der Installation

"Mit der Installation des Druckertreibers und einem Zugangsaccount ist der erste Schritt bereits getan", erklärte Krämer. Und weiter: "Wir weisen die Anwender noch ein und die können dann sofort die Tagespost über das System abwickeln. Eine individuelle Out- und Inputlösung mit definierten Prozessen ist in wenigen Tagen oder Wochen, je nach Anforderung umsetzbar."