Ausgangslage

Die meisten Werbeartikel Händler verfügen über eine Warenwirtschaft, in der alle operativen Geschäfte abgewickelt und abgerechnet werden.
Häufig sind sogar Lieferanten direkt angebunden, die Lohnbuchhaltung oder andere wichtige Bereiche der Buchhaltung sowie das Lager.
Der Webshop als Vertriebskanal in der Werbeartikel Branche sehr gängig. Sei es als öffentlicher Shop oder als Closed/Fullservice Shop für größere Kunden. Bei der Anbindung und dem Betrieb von Webshops, gibt es einiges zu berücksichtigen. In diesem Artikel lesen Sie, wie eine ERP Schnittstelle funktioniert, und wie man sie aufbaut um die Anbindung effizient betreiben zu können.

Daten vom ERP System in den Webshop übertragen

Diese Übertragungsrichtung ist in der Praxis nicht ganz so oft anzutreffen, wie die Übertragung von Bestellungen an das ERP System.
Der Grund liegt in der Komplexität der Artikeldaten, welche mit Ausführungen oder -Kombinationen, Kategorien, Attributen, Bildern, etc. einen hohen Anspruch an die Schnittstelle zwischen den beiden Systemen stellen.
Aus diesem Grund legen manche Kunden ihre Artikel (so es denn nur wenige sind) von Hand im Shop an. Bei umfangreichen Sortimenten ist dies freilich nicht sinnvoll.
Die Schnittstelle zwischen KS1 und CosmoShop unterstützt jedoch die Übertragung von Artikeln an den Webshop. Im ERP System sind sogar eigene Eingabefelder für die typischen Inhalte vorgesehen, wie etwa SEO-Texte, Neu-Kennzeichnung, Anfrage oder Kaufartikel, Verpackungseinheiten, usw.

Neben der Übertragung des Sortimentes kann es auch separate Datenfeeds geben, welche sich nur auf den Abgleich der Preise und des Bestandes oder auch der Kundendaten konzentrieren. Dies wäre also auch möglich, selbst wenn die Artikel im Shop von Hand angelegt werden.

Bestellungen vom Webshop an KS1 übertragen

Dies ist obligatorisch und eine absolut notwendige Funktion in jeder Warenwirtschaft-Schnittstelle. Denn heutzutage möchte kein Shopbetreiber mehr Bestellungen von Hand abtippen und in das ERP einpflegen.
Der Zeitaufwand und das Fehlerrisiko wären dafür viel zu hoch.
KS1 unterstützt hier das in der Werbeartikel Branche gängige Format „WEX“, welches ein abgewandelter XML-Datensatz ist.
Im Datensatz finden sich alle Angaben zur Bestellung, wie Rechnungs- & Lieferanschrift, Bestellpositionen, Zahl- & Versandarten sowie die Auftragsbemerkung.

Übertragungswege zwischen den Systemen

Die Daten werden über eine verschlüsselte sFTP Verbindung zwischen den Systemen übertragen. Dabei richtet der Werbeartikel Händler ein weiteres Laufwerk in seinem Netzwerk ein und macht dieses über seinen IT-Netzwerkadministrator von außen Erreichbar. Selbstverständlich muss dabei sichergestellt werden, dass man lediglich auf die wenigen nötigen Verzeichnisse und nicht auf weitere Teile des Laufwerks zugreifen kann.
Der Webshop greift automatisiert auf das Verzeichnis zu und legt dort Bestellungen ab. Diese werden nach Verarbeitung in einen anderen Ordner verschoben.
Umgekehrt holt der Webshop Bestands- oder Preisupdate Dateien ab und liest sie ein.

Konfigurationen im KS1 Plugin

Neben vielen granularen technischen Einstellungen, wie der Übertragungsart der WEX Datei (das ist ein XML-Datensatz) per FTP oder Mailanhang kann auch ein Verzeichnis auf dem Shopbetreiber-Server eingetragen werden, in das die Bestellung dann geschoben wird.
Zudem lassen sich Bestellungen auch erneut erzeugen und herunter laden.
Zudem können auch der Betreff und der Mailtext der Ordermail, mit der die Bestellung vom Shop an den Shopbetreiber übertragen wird, bearbeitet werden.
Als nächste Ausbaustufe ist die Übertragung von Artikeldaten von KS1 an den Shop geplant.

Praktische Tipps für Ausbaustufen

Die Übertragung von Bestellungen ist eine starke Arbeitserleichterung für Werbeartikel Händler. Noch effizienter ist es jedoch, wenn der Lieferant die Bestellung gleich direkt erhält und man über Dropshipping den Prozess dadurch verkürzen kann. Das gelingt entweder mit einer Funktion innerhalb von KS1 oder mit dem Ordersplitting im CosmoShop. Das System teilt den Warenkorb-Inhalt dann auf die zuständigen Lieferanten auf und überträgt die Bestellungen sortenrein auf einem vorgegebenen Weg. Welche Übertragungsart vom jeweiligen Lieferanten akzeptiert wird, muss im Vorfeld geklärt werden. Viele bieten mittlerweile moderne Schnittstellen, über die Fehler vermieden werden können.

Optimismus auf allen Seiten

Der Geschäftsführer von KS1 Offene Systeme Software, Thomas Brecht freut sich über die neue Schnittstelle zu CosmoShop. „Wir sind mit der neuen Kooperation sehr zufrieden und haben uns auf einigen Messen schon gut verstanden. Aber nicht nur zwischenmenschlich ist die Zusammenarbeit gut, die Verbindung zwischen den beiden Systemen ist auch sehr gut gelöst“.

Auch Silvan Dolezalek, Geschäftsführer von CosmoShop ist mit viel Optimismus dabei und betont: „Wir haben bei der Warenwirtschaft Schnittstelle zu KS1 auf eine modulare und in den diversen Parametern einstellbare Lösung geachtet. Der Werbeartikel Händler kann somit alles so justieren, wie er möchte. In unserem nächsten Software Release werden wir die Artikeldatenbank von KS1 anbinden und für unsere Kunden zur Verfügung stellen, die einen öffentlichen Shop betreiben möchten“.

Über die Firma: Offene Systeme Software
Die Firma Offene Systeme Software! ist Anbieter innovativer Software für die Werbeartikelbranche. Mit mehr als 450 Kunden und vielen Servicepartnern gehört Offene Systeme Software! zu den führenden Herstellern von Software für den Handel im deutschsprachigen Raum.

Die Softwarelösungen sind insbesondere auf die Anforderungen der Werbeartikelbranche zugeschnitten – sowohl für Werbeartikel-Händler, als auch für Werbeartikel-Lieferanten. Das kostenlose Warenwirtschaftssystem KS1 Economy, die umfangreicheren Versionen KS1 Basic und KS1 Professional, die Produktdatenbank sowie die Anbindung an Shopsysteme bieten vielfältige Möglichkeiten für Ihren geschäftlichen Erfolg. Kurz: Profitabel handeln mit KS1.