So hatte die Kreisverwaltung Groß-Gerau noch bis 2014 mit den negativen Effekten dezentraler Ressourcenverwaltung und papiergestützter Beschaffung zu kämpfen ­– Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. „Bei einer Kreisverwaltung mit 1.200 Mitarbeitern, 16 Fachbereichen, 45 Schulen sowie zwei Eigenbetrieben stoßen papiergestützte Beschaffungsabläufe generell an ihre Grenzen“, berichtet Heike Neger, Mitarbeiterin im Stab Interkommunale Zusammenarbeit im Fachbereich Steuerung der Kreisverwaltung Groß-Gerau. „Selbst Budgets, verteilt über die ganze Verwaltung, halfen vor 2014,  recht wenig. Denn sobald jeder in Eigenverantwortung am Markt unterwegs war, fielen wertvolle Bündelungs- und Steuerungseffekte weg.“ Erste Untersuchungen in der Vorbereitung zur Umstellung machten deutlich: 15 Prozessschritte und Durchlaufzeiten von bis zu vier Wochen waren eindeutig zu hoch. „Nach unseren Recherchen fielen für eine einzelne Beschaffung Kosten in Höhe von 85 Euro an, erinnert sich Neger. Hinzu kam, dass es keine transparente Übersicht der Aufträge einschließlich Kaufpreis, bearbeitender Mitarbeiter und Käufer gab. Daher lagen bis 2014 auch keine belastbaren Leistungsbeschreibungen vor, die als Grundlage für öffentliche Ausschreibungen und Vergaben hätten dienen können. Vielmehr galt es, Daten aufwändig entlang von Rechnungen und Befragungen zu erheben. Mit Einführung des elektronischen Einkaufes konnten autorisierte Mitarbeiter ab 2014 ohne größere bürokratische Hürden bestellen, wobei diese Aufträge auf im Vorfeld vereinbarten Rahmenverträgen basieren. Die Digitalisierung des Einkaufes schaffte schlagartig Transparenz und ermöglicht seither eine fachübergreifende Einkaufs- und Ausschreibungsstrategie; von der Kreisverwaltung bis hin zu Jobcenter, Gebäudemanagement und Schulen. Mittlerweile ist darüber hinaus eine Einkaufsgemeinschaft kreiszugehöriger Kommunalverwaltungen entstanden, in der neben strategischen und wirtschaftlichen Zielstellungen auch der „grüne“ Einkauf im Fokus steht: So kann bei der Auswahl der Auftragspartner beispielweise gezielt auf regionale Herkunft oder Nachhaltigkeit der Produkte geachtet werden. Denn man kennt sämtliche Sortimente, auf den Artikel genau. So sind derzeit im Einkauf 11.260 Artikel bekannt, die regelmäßig ausgeschrieben und damit auch im Sinne von Nachhaltigkeitsaspekten qualifiziert werden. Entsprechende Kennzeichnungen im Einkaufsportal machen es dem Besteller leicht, unter aktuell 2.800 gelabelten Artikeln die „grüne“ Kaufentscheidung zu treffen. Bereits bei den Artikelanfragen können entsprechende Anforderungen an Lieferanten mitgegeben werden. „Bereits ein Jahr nach Einführung des E-Einkaufes konnte aufgrund belastbarer, umfassenderer Leistungsbeschreibungen ausgeschrieben werden. Die Ausschreibungsergebnisse zeigen, dass sich Ausschreibung und Vergabe lohnt. Die Preisvorteile liegen in der Regel bei 15 bis 20 Prozent. Der Jahresumsatz liegt derzeit bei ca. € 0,7 Mio. Den „Grünen Einkauf“ können wir uns alle, auf Grund der wirtschaftlichen Vorteile leisten, berichtet Neger.

Die Landeshauptstadt Erfurt hat sich 2011 für die Digitalisierung von Verfahrensabläufen im Einkauf entschieden. Bis zu diesem Zeitpunkt erfolgte für 3500 Mitarbeitern, 21 Fachämter, 63 Schulen, sowie 3 Eigenbetriebe die Beschaffung mittels Papierkatalogen. Der damit verbundene Zeitaufwand für die ständige Aktualisierung bzw. Neuauflage der Papierkataloge war hoch. Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten waren nicht gegeben. Direktkäufe im Fach- und Einzelhandel waren an der Tagesordnung. Durch diese Praxis, jeder konnte in Eigenverantwortung am Markt agieren, fielen wertvolle Bündelungs- und Steuerungseffekte weg.“ erinnert sich Denise Böttcher, Leiterin der Zentralen Beschaffungsstelle der Landeshauptstadt Erfurt. Seit Einführung des e-Einkaufes bestellen autorisierte Mitarbeiter, über eine webbasierende Oberfläche. Die Bestellungen basieren auf Grundlage der durch den Einkauf ausgeschriebener Rahmenverträge. Die unmittelbare Verknüpfung von Einkauf und Vergabe ist damit gegeben.
„Heute, 2020,  kennen wir die Sortimente von 17 Katalogen bzw. Lieferanten auf den Artikel genau“, so Denise Böttcher. „ Es handelt sich dabei um Sortimente des allgemeinen Verwaltungsbedarfes, sowie um die Bedarfe von Schulen und Eigenbetrieben, wie Sanitätsprodukte, Hygiene, Arbeitssicherheit/Warnschutz, Werkzeuge, Befestigungstechnik, oder Reinigungsmittel. Bei einem aktuellen Jahresumsatz von ca. € 680.000 sind wir effizient in der Lage periodisch auszuschreiben. Denn mit jeder der unterjährig bestellten 18.000 Bestellpositionen schreibt sich das jeweilige Leistungsverzeichnis fort.“ Die Ausschreibungsergebnisse zeigen: Vergabe lohnt sich auf jeden Fall. Verbindlich definierte Produktstandards für alle Nutzer zum gleichen Preis, für kleine oder Einzelbedarf kein Mindermengenzuschlag, keine zusätzlichen Logistikkosten, Festpreise für den vereinbarten Vertragszeitraum, Qualitätsprodukte mit möglichst langem Lebenszykluss.

Die Lieferanten haben keine zusätzlichen Kosten für die Aufnahme im elektronischen Katalog zu tragen, was die Vielzahl  von Angeboten  zeigt.
Während anfangs das Thema Wirtschaftlichkeit im Vordergrund stand, rückten im Laufe der Zeit zunehmend weitere Themen in den Fokus. Zum einen war es der Aspekt der Nachhaltigkeit, dem sich Landeshauptstadt Erfurt verpflichtet fühlt: unterlegt in vielfältigen Beschlüssen des Stadtrates. Auf Grund der aus dem digitalisierten Einkauf entstandenen Transparenz, lassen sich heute Sortimente entwickeln, qualifizieren und unter Aspekten der Nachhaltigkeit ausschreiben. Das Ausschreibungsergebnis wiederum findet sich für den Besteller am Arbeitsplatz entsprechend gekennzeichnet im Sortiment (einschließlich vorhandener Zertifikate bzw. Gütezeichen oder Siegel) und erleichtert die Entscheidung und fördert  die Bewusstseinsbildung  für die Bestellung nachhaltiger Produkte. Handlungsempfehlungen des Einkaufes an die Besteller halten das Thema präsent. Ebenso wichtig ist die Einbindung des regionalen Einzelhandels und Handwerks in Erfurt. So konnten über speziell, mit Unterstützung des engagierten Servicedienstleister bereitgestellte Schnittstellen, örtliche Buchhändler  in die Einkaufsstrategie integriert werden. Die Buchpreisbindung rechtfertigt an dieser Stelle den gebotenen Handlungsspielraum. Ebenso war es dem Einkauf in qualitativer Hinsicht, wie  auch regionalwirtschaftlicher Hinsicht wichtig, gesundes Brot für die Kinder in den kommunalen Kindergärten und Kindertagesstätte  bereitzustellen. In Zusammenarbeit mit örtlichen Bäckereien wurden Qualitätskriterien ausgearbeitet und elektronische Kataloge erstellt. Seitdem bestellen Kindergärten und Kindertagesstätten über das Einkaufssystem Brötchen von Erfurter Bäckereien. "Alle Backwaren werden frei von Zusatzstoffen und industriell vorgefertigter Teiglinge in handwerklicher Fertigung hergestellt. Damit haben wir ein gutes Beispiel, wie Digitalisierung, Nachhaltigkeit und Regionalität vergabekonform unter einen Hut gebracht werden können, fasst Denise Böttcher die Einkaufsstrategie der Landeshauptstadt Erfurt zusammen.

Auch für Landeshauptstadt Mainz liegt der Schlüssel für Nachhaltigkeit im elektronischen Einkauf: Die Digitalisierung von Prozessen schafft seit Anfang der 2000 er Transparenz und eröffnet seither weitreichende Steuerungsmöglichkeiten. Durch artikelgenaue Kennzeichnungen im E-Katalog ist es möglich, umweltfreundliche und soziale Standards in den Einkauf mit einzubeziehen. Damit können Einkäufer aller zur Stadt Mainz zugehörigen Stellen wie Ämter und Schulen ökologische und soziale Kriterien bei der Produktauswahl berücksichtigen. Die Stadt weist seither einen großen Zuwachs an Produktgruppen auf; vom Kopierpapier über Kaffee bis hin zur Kinderwindel. Heute werden über 800 Kostenstellen über den e-Einkauf gesteuert. Autorisierte Besteller wählen mittels Passwort aus den Sortimenten von 40 Lieferanten mit etwa 1,5 Millionen Artikeln. Der Jahresumsatz liegt derzeit bei 1,13 Millionen Euro; Tendenz steigend. Inzwischen gehört Mainz zu den Vorreitern im nachhaltigen Einkauf.

Was 2014 als Idee Formen annahm, hat sich heute als feste Größe unter Städten und Gemeinden in NRW etabliert. Auf Anregung und mit Unterstützung des Städte- und Gemeindebundes NRW bietet die KoPart eg heute unter anderem den Betrieb eines elektronischen Beschaffungssystems bis hin zur Übernahme der Vergabestelle einer Kommune an. Insbesondere das elektronische Beschaffungssystem der KoPart, der elektronische Katalogeinkauf, bildet die Vorteile einer individuellen und bedarfsgerechten Beschaffung ab. Durch die konsequente Digitalisierung der Prozesse von der Vergabe bis zum Einkauf und die Mengenbündelung mehrerer öffentlicher Auftraggeber ergeben sich schlanke Prozessabläufe und Wirtschaftlichkeitsvorteile für alle Beteiligten. Neben strategischen und wirtschaftlichen Vorteilen zeigte sich bereits 2015 eine weitere Facette der wirksamen Einkaufsgemeinschaft in NRW. In der Zeit verstärkter Einreise von Flüchtlingen und Asylbewerbern konnte die KoPart innerhalb kurzer Zeit spezifische Rahmenverträge für Kommunalverwaltungen zur Verfügung zu stellen. Helfer vor Ort konnten sich damit sofort über das Einkaufsportal der KoPart aus Sortimenten zu Spinden, Betten, Geschirr, Weißware, Bettwaren und vielem mehr bedienen.

Darüber hinaus widmet sich das Team der KoPart Aspekten des nachhaltigen Einkaufes. Derartige Sortimente können im Einkaufsportal entsprechend gekennzeichnet werden. Dem Besteller am Arbeitsplatz wird damit eine wertvolle Entscheidungshilfe gegeben.

Seit 2016 steuert der Gemeinde- und Städtebund RLP mit seinem dem kommunalen Kaufhaus (KOKA) eine landesweiten Einkaufsgemeinschaft. Was zunächst vorrangig wirtschaftlichen Aspekten Rechnung tragen sollte, erwies sich spätestens 2019 auch als Leuchtturmprojekt in der Kombination "Digitalisierung von Einkauf, Vergabe und Abrechnung". Seit 2019 fakturiert die KOKA ihre Dienstleistung an ihre Mitglieder elektronisch im ZUGFeRD Format. Auf Grund der durch die Digitalisierung des Einkaufes im operativen Tagesgeschäft entstandenen Transparenz, lässt sich nicht nur landesweit komfortabel bündeln und ausschreiben. Vielmehr wird es einfach möglich, qualifizierte Sortimente, im Sinne der Nachhaltigkeit, auf den einzelnen Artikel genau zu kennzeichnen. Die Auswahl gestaltet sich damit für den Besteller am Arbeitsplatz landesweit einfach.

Das Erfolgsrezept aller genannten Beispiele lässt sich zusammenfassen:

1. Digitalisierung des Einkaufes führt effizient zu Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten
2. Auf Grund der durch den e-Einkauf entstandenen Daten (Leistungsbeschreibungen) basieren e-Ausschreibung und e-Vergabe
3. Höhere Wirtschaftlichkeit durch Prozessoptimierung und Preisvorteile
4. Steuerungsmöglichkeiten eröffnen strategische Handlungsfelder, wie Nachhaltigkeit, oder Kooperation mit anderen Verwaltungen.

In allen genannten Fallbeispiele sorgt TEK-Service AG für die erforderliche webbasierende Technologie, deren Weiterentwicklung, Service und Know-How. Dies eröffnet dem Einkauf der jeweiligen Verwaltung strategische Handlungsfelder, da man sich nicht um Aufgaben des operativen Tagesgeschäftes, wie zum Beispiel die Bearbeitung von Bestellungen, Artikelanfragen, Reklamationen, Erstellung von Leistungsverzeichnissen, oder Berichten zu kümmern hat.