Der Vorteil der Remote-Arbeit in der internationalen Unternehmensgruppe AsstrA zeigte sich lange vor dem Ausnahmezustand. Daher verlief der massive Umzug ins Homeoffice für die Geschäftsprozesse reibungslos und „schmerzlos“.

Über die Organisation der Remote-Arbeit, die es ermöglicht, die Ausbreitung des Virus sicher und produktiv abzuwarten, sagt Dmitry Lagun, CEO der internationalen Logistikgruppe der Unternehmensgruppe AsstrA.

Die Praxis der Remote-Arbeit bei AsstrA wurde bereits 2008 eingeführt. Dank IT-Technologien können Mitarbeiter Kunden bedienen, mit Lieferanten interagieren und Videokonferenzen von zu Hause aus durchführen. Daher passiert jetzt mit dem erzwungenen Umzug einiger Büros ins Homeoffice nichts Außergewöhnliches für die Mitarbeiter. Der Arbeitsablauf ändert sich überhaupt nicht. Dies ist ein Plus, da kein unnötiger Stress entsteht. Besonders wenn in vielen Regionen die Atmosphäre schon fast panisch ist.

Die ersten, die ins Homeoffice gingen, waren Mitarbeiter des Büros in Shanghai – seit Januar 2020. Ab Mitte Februar begann ein Büro in Bergamo remote zu arbeiten. Dann wechselten Büros in Warschau, Vilnius und Prag zu diesem Format. Die Leiter von geschäftsführenden Niederlassungen überwachen die Situation in den Regionen genau, halten sich an die Empfehlungen der Behörden und reagieren schnell darauf. Gegenwärtig haben sich die AsstrA-Repräsentanzen in Kiew und Almaty an die Remote-Arbeit angeschlossen.

– Auf welche Schwierigkeiten sind Sie beim Umzug ins Heimoffice gestoßen? Wie haben Sie diese überwunden?

Es rettet uns, dass wir vor 12 Jahren über die Zukunft der Technologie und die Nutzung neuer Perspektiven nachgedacht haben. Objektive Schwierigkeiten sind die Bandbreite der Internetanbieter, der Aufbau von Beziehungen zu Rechenzentren, die Organisation des Dupliziermodus von Kommukationskanälen, die Systemstabilität und die Klickrate.

Dies sind die Aufgaben, die beim Aufbau einer zentralisierten IT-Infrastruktur gelöst werden müssen. Und natürlich – Sicherheit. Besondere Dankesworte an die IT-Service-Mitarbeiter, die mit der Zeit Schritt gehalten haben, manchmal sogar Zeit gewinnend. In Eile können solche Aufgaben nicht qualitativ gelöst werden. Wir brauchen einen ausgewogenen Ansatz und beeindruckende Investitionen.

– Welche Tools haben geholfen, auf die Remote-Arbeit umzusteigen?

Ein ernsthafter Impuls Anstoß zum Aufbau eines neuen Systems war der Übergang von selbstschreibenden Produkten zu einem leistungsstarken externen ERP-System. Die IT-Architektur wurde neu betrachtet. Dank dieses bewussten Schrittes stellt sich das Unternehmen heute den neuen Herausforderungen der Zeit.

– Wie kann aus Sicht des Arbeitgebers die Remote-Arbeit fachkundig organisiert werden?

Es ist wichtig, ein Motivationssystem aufzubauen, das das Ergebnis in den Vordergrund stellt. Dies wird die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Angelegenheiten des Unternehmens unterstützen. Bei der Remote-Arbeit ist dies äußerst wichtig. Es ist notwendig, einen Prozess der Arbeitszeiterfassung zu implementieren, bei dem Informationen über Mitarbeiter angezeigt werden – wer arbeitet, wer sich ausruht, wer krank ist, wer im Urlaub oder auf Geschäftsreise ist. Es ist nützlich, einen Mechanismus zur Bewertung der Leistungsfähigkeit sowohl Abteilungen, als auch der persönlichen Ergebnisse zu entwickeln, wenn das Geschäftsmodell dies erfordert.

Agile-Methoden – die Fähigkeit, mit Iterationen zu arbeiten, und der Projektansatz – helfen auch dabei, mit minimalen Verlusten auf Remote-Arbeit umzusteigen. Die Mitarbeiter und Leiter müssen in der Lage sein, remote zu arbeiten und gleichzeitig ein Team zu bleiben. Die Abteilungen und Arbeitsgruppen sollten auf „virtuelle“ Versammlungen und Besprechungen vorbereitet sein.

Heute geht es hauptsächlich darum, Ruhe zu bewahren. Alles wird vergehen, und dies auch. In China dauerte die Situation 2,5 Monate, danach ließen die Spannungen wegen der Epidemie nach. Nach der Quarantäne kehrten die Mitarbeiter der Niederlassung in Shanghai wie die meisten chinesischen Unternehmen zur Arbeit im Büro zurück. Die Situation in China normalisiert sich allmählich. Wir erwarten, dass es in Europa nicht länger dauern wird. Das AsstrA-Team arbeitet weiter. Die Logistik ist heute äußerst wichtig, da jemand Massenbedarfswaren an Regale und Verbraucher liefern muss.