Durch QMS effektivere und effizientere Unternehmensabläufe: das Beispiel Francotyp-Postalia

Vor mehr als einem Jahrzehnt führte die Francotyp-Postalia Holding AG (FP) ihr erstes Qualitätsmanagementsystem (QMS) ein. Seit einigen Jahren ist das Unternehmen mit einem beispielhaften Qualitätsmanagement nach ISO 9001 durch die GUTcert zertifiziert. FP ist der Spezialist für sicheres Mail Business und sichere digitale Kommunikationsprozesse.

Dipl. Ing. Lutz Redlinger studierte Nachrichtentechnik an der Technischen Universität in Berlin. Seit März 2003 ist er der integrierte Managementbeauftragte für Qualitätsmanagement, Energiemanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit und Informationssicherheit.

Lange: Herzlichen Dank, dass Sie bereit sind, mit uns über Ihr QMS zu reden. Seit wann ist Ihr Unternehmen denn nach ISO 9001 zertifiziert?


Redlinger: Eingeführt haben wir unser QMS bereits im Januar 2007. Damals noch nach
ISO 9001:2000.

Lange: Welche Motive standen damals bei Ihnen im Vordergrund, ein QMS einzuführen und es dann auch zertifizieren zu lassen?

Redlinger: Im Wesentlichen waren es Kundenforderungen und das Erfüllen von externen Kundenwünschen. Weitere wichtige Aspekte waren auch die Stärkung des präventiven Arbeitens im Unternehmen, das optimierte Lenken von Dokumenten und – durch die internen Audits – die stetige Verbesserung unseres Unternehmens. Das QMS hat uns geholfen, effektivere und effizientere Abläufe im Unternehmen zu etablieren.

Lange: Gibt es organisatorische Erfolge durch den prozessorientierteren Ansatz?

Redlinger: Ja, da gibt es sogar einige Vorteile, die wir aus dem Prozess schöpfen konnten. Zum einen haben wir die Zahl redundanter Abläufe reduziert. Dazu zählen etwa einheitliche Prozessabläufe, das Löschen mehrfach definierter Abläufe zum selben Thema usw. Auch die Optimierung unserer internen Audits sehen wir als Errungenschaft an, genauso wie die nun eindeutigeren Verantwortungsregeln im internen und externen Kundenbezug. Auch das „Kästchendenken“ wurde durch die Prozesswelt deutlich reduziert, da Prozesse auch die internen und externen Schnittstellen klarer zusammenfassen.     

Lange: Die ISO 9001 durchlief ja eine Revision. Diese sollte auch dazu dienen, dass sich Unternehmen im Rahmen von Managementsystemen mehr mit dem eigenem Kontext beschäftigen und daraus Risiken und Chancen fundiert ableiten und dementsprechende Aktivitäten planen können. Was tun Sie denn genau, um Chancen zu identifizieren?

Redlinger: Wir hatten bereits vor der Normeinführung der ISO 9001:2015 u.a. auch unser Prozesscontrolling und die internen Audits entsprechend angepasst. So gehört z.B. zu jedem Auditprotokoll eine SWOT-Analyse für den Vorstand und den auditierten Bereich. Alle Feststellungen aus Audits, Betriebsbegehungen, externen und Kundenaudits, Einzelmeldungen, etc. werden zentral über eine Controlling-Liste gepflegt und hierbei nach Risiken und Chancen gewichtet. In unserer Controlling-Liste werden Potenziale in 5 Stufen klassifiziert:

Z – operatives Ziel (jährlich aus strategischen Zielen abzuleiten)
E – Empfehlung (Chance)
H – Hinweis (geringe Nebenabweichung, einzelne Fehler)
B – Beanstandung (gravierende Nebenabweichung, häufige Fehler)
A – Hauptabweichung (systematische Fehler)

Unsere Anpassungen werden auch immer aus Ergebnissen von Audits abgeleitet, weshalb die Zertifizierung mit dem externen „nicht-betriebsblinden“ Blick für uns von großer Bedeutung ist.

Das vollständige Interview finden Sie auf der Website der GUTcert.

Über die GUTcert GmbH

Die Zertifizierung von Integrierten Managementsystemen mit den Schwerpunkten Qualitätsmanagement, Umweltmanagement, Arbeitssicherheit sowie Energiemanagement ist das Hauptgeschäft der GUTcert. Weitere Kernkompetenzen der GUTcert sind die Verifizierung von Treibhausgasemissionen nach anerkannten Standards sowie die Zertifizierung der Nachhaltigkeitsanforderungen für Biomasse.

Als Mitglied der AFNOR Gruppe bietet die GUTcert ihre Zertifizierungsdienstleistungen im internationalen Netzwerk an, welches weltweit 28 Niederlassungen umfasst und mit 1.500 Auditoren und 20.000 Experten Kunden in über 90 Ländern betreut.

Die GUTcert Akademie bündelt das Fachwissen von Auditoren und anderen Experten, um Teilnehmern direkt anwendbare Kompetenzen mit nachhaltigem Mehrwert zu vermitteln.

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