Auf dem Weg zu einer digitalen Archiv- und Bilddatenstrategie

Über viele Jahre hinweg wurde im Klinikum Glauchau ohne zentrales medizinisches Archiv gearbeitet, mit einer starken Abhängigkeit von Papierakten, physischen Ablageprozessen und dezentral gepflegten Informationsbeständen. Mit wachsender Digitalisierungsverantwortung, gestiegenen Anforderungen an Datensicherheit sowie neuen Dokumentations- und Kommunikationspflichten wurde zunehmend deutlich, dass eine rechtskonforme, universelle Archiv- und Bilddatenplattform unverzichtbar ist.

Mit dem Entschluss, ein Vendor Neutral Archive (VNA) einzuführen, schuf das Rudolf Virchow Klinikum Glauchau die Grundlage für den digitalen Wandel und entschied sich in einer öffentlichen Ausschreibung für die Lösungen von NEXUS / ENTERPRISE IMAGING.

Das Projekt: mehr als nur die Einführung eines Archivs

VNA und PACS-Integrationsprojekt, Ausblick: Patientenportal

Der Projektweg begann 2021 mit der Ausschreibung und Konzeption des neuen klinischen Repository. Ab 2022 folgte die operative Projektphase, in der das Repository finalisiert und anschließend um ein voll integriertes PACS erweitert wurde. Anfang 2024 wurde das PACS produktiv abgeschlossen. Gleichzeitig startete das Klinikum, im Rahmen des KHZG, mit dem NEXUS / PORTAL. Ein Portallösung, um künftig Archiv- und Bilddaten direkt für Patientinnen und Patienten zugänglich zu machen.

Besonders hervorzuheben ist der kollaborative Ansatz:
Da bei der Umsetzung der zwei Projekte (VNA und PACS) jeweils die gleichen Berufsgruppen, Workflows und Schulungsbedarfe betroffen waren, wurden Repository und PACS parallel implementiert und deshalb auch gemeinsam Anfang 2024 abgeschlossen.

Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise lag in der technischen Architektur: Da das NEXUS Clinical Repository als zentrale Datenplattform bereits etabliert war, konnte das PACS ohne zusätzlichen Aufwand für separate Datenbanken oder redundante Speicherstrukturen erweitert werden. Bilddaten und klinische Dokumente liegen damit in einem gemeinsamen System vor, was die Systemlandschaft deutlich vereinfacht und den administrativen Aufwand reduziert.

Herausforderungen und wie sie gemeistert wurden

Interne Abstimmungen waren komplexer als die technische Umsetzung

Die größte Herausforderung lag weniger in der Technik als in der interdisziplinären Abstimmung innerhalb des Klinikums:

• Aufbau einer komplett neuen digitalen Aktenstrategie
• Gemeinsame Definition, welche Inhalte wie archiviert werden
• Integration vieler unterschiedlicher Berufsgruppen, die bisher papierbasiert arbeiteten
• Speicher- und Infrastrukturfragen mit langfristigem Planungsbedarf
• Einrichtung einer stabilen technischen Schnittstellenlandschaft

Sobald diese Faktoren geklärt waren, verlief die Integration in die Systemlandschaft reibungslos. Das Repository wurde an zahlreiche Subsysteme angebunden, darunter beispielsweise EKG, Befundsysteme einer weiteren NEXUS-Tochter der NEXUS / E&L, Augenklinik-Anwendungen und weitere klinische Dokumentationsquellen. Alle relevanten Fremdsysteme können das Archiv per Fremdaufruf abrufen, wodurch eine vollständig vernetzte Datenlandschaft entsteht.

PACS: Ein wichtiger nächster Schritt

Von heterogenen Einzellösungen zu einer konsistenten Bilddatenplattform

Vor Projektbeginn nutzte die Klinik ein einfaches webbasiertes PACS. Da die radiologische Praxis des Rudolf Virchow Klinikums Glauchau eine eigenständige Praxis ist, wurde es durch den wachsenden Digitalisierungsgrad und unabhängig voneinander entstandenen Systemen notwendig, einheitliche Workflows und eine konsolidierte Bilddatenwelt aufzubauen.

Die Entscheidung für die Erweiterung des Projekts VNA um das PACS war folgerichtig: Durch die Einführung des Repository war vielen Anwendern die Oberfläche bereits vertraut und die Integration weiterer Funktionen bedeutete eine konsequente Systemharmonisierung. Außerdem kamen die Nutzer so noch schneller mit den neuen Funktionen zurecht.

Heute wird das PACS zum Beispiel genutzt für:

• OP- und Prothesenplanung
• Radiologische Betrachtung und Befundung
• Bildimport von CDs oder elektronischen Quellen
• Austausch von Untersuchungsstudien mit Fremdkliniken

Nutzen und Ergebnisse

Ein durchgängiges digitales Akten- und Bildmanagement für das gesamte Klinikum

Eine Analyse der Abteilungen Anfang 2025 durch NEXUS ermöglichte eine abschließende Optimierung der Archivierungsprozesse sowie die Nutzung des Repository. Alle wesentlichen Projektziele wurden erreicht. Besonders deutlich wird der Nutzen in folgenden Bereichen:

• Höhere Prozesssicherheit durch digitales Archiv: Das Archiv dient heute u. a. auch als Rückfallebene, wenn das KIS temporär nicht verfügbar ist:
• Spürbar verbesserte Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten: Das gesamte Haus hat zentralen Zugriff auf klinische Akten, Bilder und Multimediadaten.
• Optimierte Kommunikation zwischen Fachbereichen und anderen Kliniken
• Stabile und ausfallsichere technische Plattform: Die Lösung läuft hoch performant und zuverlässig.
• Hohe Akzeptanz bei den Anwendern: Die gründliche Konzeption, enge Einbindung der Mitarbeiter und saubere Schulungen führten zu spürbarer Nutzerzufriedenheit.

Ausblick: Digital Health als kontinuierlicher Prozess

Mit der Einführung des Repository und PACS hat das Rudolf Virchow Klinikum Glauchau eine solide digitale Basis geschaffen. Im laufenden KHZG-Projekt wird nun um das Patientenportal (NEXUS / PORTAL) erweitert, um künftig:

• Dokumente aus dem Repository direkt verfügbar zu machen
• digitale Patientenakten bereitzustellen
• automatisierte Scanning-Prozesse für Altdokumente zu integrieren
• perspektivisch Viewer- und Insight-Funktionalitäten einzubauen
• und langfristig eine vollständige Integration ins KIS zu erreichen, ohne Systemwechsel für die Anwender

Die Vision besteht darin, eine durchgehend digitale Arbeitsweise ohne Medienbrüche zu ermöglichen.