Neues Konvertierungsmodul

Konvertierung für die Langzeitarchivierung!
Dateien in Formaten wie z.B. Word, Excel, usw. sind bekanntlich änderbar und eignen sich schon deshalb nicht für eine ordnungsgemäße Archivierung. Vor allem aber können Dateiformate durch stetige Weiterentwicklungen und Erweiterungen vergleichsweise kurzlebig sein. Eine Abwärtskompatibilität von Dateiformaten über viele Jahre hinweg ist nicht sichergestellt. Im Worst-Case können Dateien nur fehlerhaft oder sogar gar nicht mehr zur Anzeige gebracht werden.
Mit dem neuen biz²ScanServer Konvertierungsmodul ist der Nutzer für die Zukunft gewappnet und kann möglichem Informationsverlust nun entgegenwirken!
Der neue biz²ScanServer ermöglicht den Usern die Konvertierung in PDF/A! Das „A“ steht hier konkret für „Archiv“. Das Dateiformat PDF/A ist nämlich speziell für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente vorgesehen, sodass es sicher sein kann, selbst nach Jahrzehnten noch Zugriff auf die Informationen zu haben.
Über verschiedenste Quellen (z.B. E-Mail, Fileverzeichnisse, Netzwerklaufwerke) nimmt der biz²ScanServer die Dateien entgegen und konvertiert diese nach PDF/A.

Beispiele:

• Konvertierung von MS Office-Dokumenten: Excel
  inkl. vielfältige dokumentspezifische Konfigurationsoptionen:
  – Definition der maximalen Anzahl zu konvertierenden Seiten pro Reiter
  – Festlegung der zu konvertierenden Reiter
  – Möglichkeit der Definition des Druckbereichs über Zeilen und Spalten (z.B. H1:H4)
• Konvertierung von MS Office-Dokumenten: Word
  inkl. vielfältige dokumentspezifische Konfigurationsoptionen:
  – Übernahme von Textmarken
  – Konvertierung eingebetteter Dokumente
  – Übernahme von Kommentaren
• Konvertierung von E-Mail (einschließlich Anhängen) zu einer PDF/A-Datei
  inkl. vielfältige dokumentspezifische Konfigurationsoptionen:
  – Der Mailtext kann von der Konvertierung ausgeschlossen werden
  – Mailheader als Text innerhalb des PDFs oder als PDF-Anhang
  – Mailanhänge können von der Konvertierung ausgeschlossen werden
• Konvertierung von weiteren MS-Office-Dokumenten, z.B. PowerPoint 
• Konvertierung von OpenOffice-Formaten, etc.

Konvertierung „XRechnung“ zur Visualisierung!
Es gibt unterschiedlichste eRechnungsformate auf dem Markt, die rechtlich auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dennoch unterscheiden sich die eRechnungsformate in der elektronischen Verarbeitung und im Handling. Beispielsweise ist das Format „ZUGFeRD“ ein PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. Der inPUncto Dokumentenverarbeiter schaut in das ZUGFeRD-PDF, erkennt das innenliegende XML und liest über ein ZUGFeRD-spezifisches XML-Parsing die Rechnungsdaten aus. Das PDF dient dann automatisch, z.B. den Freigabeworkflow-Beteiligten, zur Visualisierung der Rechnung.

Beim ebenfalls beliebten eRechnungsformat „XRechnung“, welches u.a. auch zur Rechnungsstellung an Behörden in vielen Bundesländern verpflichtend ist, verhält es sich aber anders. XRechnung ist nämlich ein reines maschinenlesbares XML, also ohne PDF zur Visualisierung, was es in der täglichen Arbeit nicht gerade vereinfacht.

Der neue biz²ScanServer ändert nun diese Situation und leistet dabei eine optimale Unterstützung! Eingehende XRechnungen können, neben dem automatischen Auslesen, nun auch visualisiert werden!
Durch sein neues Konvertierungsmodul wandelt der biz²ScanServer das XRechnungs-XML in eine lesbare PDF. Dadurch werden die Rechnungsinformationen in einem standardisierten Rechnungslayout transparent dargestellt und sind somit für jeden ersichtlich. Ein weiterer Vorteil: Zusätzlich zur XML-Datei, können die User ebenfalls das erzeugte Rechnungs-PDF am gebuchten SAP-Rechnungsbeleg mit anhängen, sodass auch bei späteren Recherchen die Rechnungsinformationen sofort ersichtlich sind!

Aktuell direkt verfügbar ist die Konvertierung der XRechnung nach PDF. Die Konvertierung von anderen reinen XML-Rechnungsformaten ist auf Anfrage umsetzbar. Auch die Konvertierung von sonstigen XML-Dateien kann kundenspezifisch realisiert werden. Sprechen Sie uns dazu gern an!

Neues Kommunikationsmodul mit neuer Mailing-Komponente

Optimierungsmöglichkeit auf 1 Eingangskanal!
Die Abarbeitungsreihenfolge innerhalb des Eingangskanals (E-Mail / File-Share) ist beim neuen biz²ScanServer nun noch konkreter definierbar! Wo beispielsweise früher mehrere Eingangskanäle erforderlich waren, kann je nach Einsatzszenario die Anzahl nun zukünftig reduziert werden. Dies resultiert in geringerer Fehlbedienung und in der Vereinfachung Ihrer Arbeitsabläufe.

Beispiel: Unterschiedliche „Varianten“ von Eingangsrechnungen

• Reine PDF-Rechnungen,
• Reines XML (z.B. XRechnungen, FatturaPA),
• PDF mit eingebetteter XML (z.B. ZUGFeRD),
• Pärchen bestehend aus PDF + XML (z.B. SIX Paynet, Postfinance)

können nun über einen gemeinsamen biz²ScanServer-Eingangskanal in die Verarbeitung gegeben werden! Der biz²ScanServer identifiziert automatisch die korrekte „Rechnungsvariante“ sowie das jeweilige Rechnungsformat und leitet den erforderlichen Verarbeitungsprozess (z.B. OCR oder formatspezifisches XML-Parsing) ein.

Beispiel: Höherer Automatisierungsgrad bei E-Mails mit zu bis 8 Anhängen
Beim neuen biz²ScanServer sind eingegangene E-Mails, z.B. nach Anzahl der E-Mailanhänge, automatisch unterscheidbar! D.h. bei der Weiterleitung einer E-Mail an den biz²ScanServer, muss der Anwender nicht mehr zwischen mehreren spezifischen Eingangskanälen (Mailadressen) unterscheiden. Der neue biz²ScanServer erkennt über 1 E-Mail-Eingangskanal, mithilfe eines intelligenten Abarbeitungsmechanismus, ob oder wie viele Anhänge eine E-Mail hat und welcher Verarbeitungsprozess anzustoßen ist.
Zudem können ohnehin Begrifflichkeiten aus den Dateinamen ausgelesen werden. Dies ist beispielsweise bei E-Mails relevant, die neben der eigentlichen Rechnung auch noch weitere Rechnung-Anlagen beinhalten. Im Resultat wird die Rechnung anhand der Namensgebung identifiziert und die Anlagen als zusätzliche Attachments nach SAP übertagen.

Neue Analysemöglichkeiten & erhöhte Sicherheit

Ad-hoc Analysemöglichkeiten!
Der Detaillierungsgrad des Loggings kann bei laufendem biz²ScanServer geändert werden. Mit dem neuen biz²ScanServer können im Supportfall bestehende Situationen mit erweitertem Logging ad-hoc analysiert werden.

Erhöhte Sicherheit!
Der neue biz²ScanServer unterstützt nun zusätzliche Authentifizierungsmethoden. Als weiteres Feature können alternative SMTP-Server konfiguriert werden, die beim Ausfall des primären SMTP-Servers verwendet werden sollen.

Bei Fragen zu den neuen Modulen & Features der Posteingangsverarbeitungs-Software biz²ScanServer steht das inPuncto-Support-Team gerne zur Verfügung!