Lösung gegen die Papierflut

Das Ziel war, ein System für alle Kanäle des Posteingangs zu finden und durch schnelle, automatische Abarbeitung des Posteingangs unter anderem auch die stetig steigende Papierflut im Unternehmen deutlich zu minimieren und die Durchlaufzeiten der einzelnen Vorgänge zu reduzieren.

Das „UDIT-Navi“ kann alle digital eingehenden Belege automatisiert analysieren und die relevanten Informationen automatisch ans Warenwirtschaftssystem „Möbelpilot“ übergeben, sodass die aktuellen Daten sofort verfügbar sind. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen etc. werden innerhalb des Systems aktualisiert.

Dokumente, die per Post eingehen, werden vom „UDIT-Navi“ als Scan verarbeitet, und manuell erfasste Informationen – zum Beispiel aus Telefongesprächen – können über die intuitiv zu bedienende Benutzeroberfläche eingegeben werden.

Der gesamte Informationsfluss im Unternehmen wird dann im Warenwirtschaftssystem transparent abgebildet und ist jederzeit nachzuvollziehen. Auch die Kundenkommunikation wird durch die Verknüpfung mit „UDIT-Navi“ optimiert.

Service für den Kunden

"Exzellenter Kundenservice ist heute mehr und mehr entscheidend für den Erfolg unseres Unternehmens. Unsere Kunden erwarten im Zeitalter der elektronischen Kommunikation eine schnelle Antwort von uns“, sagt Jeanette Kuiper, Geschäftsführerin der Kemner Homecompany GmbH.

Das System wird nach Eingang von Kunden-E-Mails automatisch individualisierte Empfangsbestätigungen versenden, sodass Kunden sofort Rückmeldung erhalten, dass ihre E-Mail im Unternehmen angekommen ist. Die E-Mail wird gleichzeitig an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und kann entsprechend schnell bearbeitet werden. Relevante Informationen werden im System erfasst und aktualisiert.

Deutliche Zeit- und Kostenersparnis

Nach der erfolgreichen Integration des „UDIT-Navi“ in das Warenwirtschaftssystem „Möbelpilot“ kommt es zu einer deutlichen Zeit- und Kostenersparnis und Entlastung der Mitarbeiter durch automatisierte Prozessabläufe mit papierlosen Workflows, zum Beispiel bei der Bearbeitung der Auftragsbestätigungen. Die hohe Qualität beim Auslesen der Belege gewährleistet, dass alle wichtigen Daten automatisch an die Warenwirtschaft übergeben werden.„Hier haben wir mit UDIT und der bewidata Partner, die die Prozesse des Möbelhandels genau kennen und verstehen. Mit den aufeinander abgestimmten Produkten können wir dann unseren gesamten Eingangskanal zentral steuern, erfolgreich Ressourcen bündeln und Prozesse automatisieren“, lautet das Fazit von Jeanette und Nils Kuiper.