Aus ihrer Erfahrung in zahlreichen Kundenprojekten wussten die Method Park Mitarbeiter, wie wichtig die detaillierte Dokumentation von Projekt-Meetings ist. In Meeting-Protokollen werden Informationen zum Projektstatus gesammelt, Lösungsvorschläge sowie Entscheidungen festgehalten und Aufgaben notiert. Diese Protokolle dienen der Information abwesender Kollegen und allen Projektbeteiligten als Erinnerung an die gefassten Beschlüsse.
Die klassischen Protokollierungsmethoden, wie etwa Papier und Stift, eine Protokoll-E-Mail oder ein Word/Excel-Dokument bergen zahlreiche Nachteile. Diesen Nachteilen geht 4Minitz aus dem Weg, indem sie sich den dynamischen Charakter einer Web-Applikation zu Nutze macht.

Mit 4Minitz kann jeder angemeldete Benutzer andere zu einem Meeting einladen und mit einem Klick die aktuelle Agenda versenden. Während der Besprechung werden Informationen und Aufgaben protokolliert und bei Bedarf Dateien an das Protokoll angehängt. Veränderungen am Protokoll werden „in Echtzeit“ an alle eingeloggten Benutzer übertragen. Am Ende des Meetings werden das Protokoll und die Aufgaben mit einem Klick an alle Teilnehmer versendet. Der besondere Vorteil von 4Minitz liegt jedoch darin, dass sich die Agenda des nächsten Meetings automatisch mit allen offenen Themen und nicht erledigten Aufgaben aus dem letzten Meeting füllt, so dass nichts in Vergessenheit geraten kann.

Es gibt zwar bereits einige Internet-Dienste, die das Erstellen von Meeting-Protokollen in der Cloud erlauben. Bei der Nutzung dieser Dienste muss man jedoch darauf vertrauen, dass interne Informationen aus den Protokollen nicht in falsche Hände gelangen (Cybersecurity) und der Anbieter eine gute Backup-Strategie gegen Datenverlust hat. Aus diesem Grund ist 4Minitz für die Installation auf dem eigenen Server eines Unternehmens gemacht. Jeder Administrator kann die Server-Komponente innerhalb weniger Minuten im Firmen-Intranet einrichten. Die Benutzer selbst müssen keine Software installieren. 4Minitz wird einfach über den Web-Browser genutzt.

Dr. Wolfram Eßer, Initiator von 4Minitz, ist zu Recht stolz auf dieses Projekt: „In über 2.500 Stunden Arbeit haben wir 4Minitz entwickelt, weil wir der Open-Source-Community und interessierten Firmen ein dringend fehlendes Werkzeug für den Projektalltag zur Verfügung stellen wollen.“ Dr. Martin Geier, Geschäftsführer der Method Park Engineering GmbH, begründet die Beteiligung des Unternehmens an diesem Projekt so: “Method Park musste das Engagement des 4Minitz-Teams einfach unterstützen, weil hier ein Problem gelöst wird, das jede Firma weltweit hat.“

Der Programm-Quelltext von 4Minitz liegt offen. Jeder Software-Entwickler kann ihn begutachten und verbessern. 4Minitz kann über https://www.4minitz.com kostenlos heruntergeladen werden. Ein kurzes Video gibt einen Eindruck von den Eigenschaften dieses Tools. 4Minitz wird neben Deutschland bereits in 13 weiteren Ländern eingesetzt – darunter USA, Indien und Neuseeland.

Der Name 4Minitz leitet sich vom englischen Begriff „Minutes“ für „Gesprächsprotokoll“ ab: 4Minitz ist „Fo(u)r The Minutes“.