Abholfächer für Apotheken setzen genau an dieser Stelle an. Entscheidend ist allerdings die Verzahnung mit den vorgelagerten Prozessen. Eine Abholstation allein digitalisiert noch keinen Warenfluss. Mit der COSYS Apotheken Software und COSYS Click and Collect wird deshalb die Prozesskette von der Bestellung über Lager und Kommissionierung bis zur dokumentierten Selbstabholung abgebildet.

Apotheke Click and Collect beginnt nicht an der Abholstation

Eine Bestellung aus einer Apotheken App oder einem anderen angebundenen Bestellkanal löst zunächst einen internen Auftrag aus. Jetzt muss geklärt werden: Ist der Artikel verfügbar? Wo befindet er sich? Was muss kommissioniert werden und wann ist die Bestellung vollständig?

Genau hier greift die Verzahnung mit der COSYS Apotheken Software. Bestände und Warenbewegungen werden digital geführt, während Mitarbeitende die benötigten Artikel mobil kommissionieren. Der Abholauftrag erhält dabei einen eindeutigen Bearbeitungsstatus.

Damit entsteht bei Apotheke Click and Collect keine zweite Prozesswelt neben dem Lager. Die Abholung wird vielmehr zum letzten Schritt eines bereits digital geführten Warenflusses.

Abholstation übernimmt die fertige Bestellung

Ist der Auftrag vollständig vorbereitet und für die Selbstabholung geeignet, wird er einer passenden Abholstation beziehungsweise einem freien Fach zugewiesen. COSYS unterstützt unterschiedliche Fachgrößen und eine zentrale Fachverwaltung. Für den Apothekenbereich sind darüber hinaus temperaturgeführte Fächer von -18 °C bis +16 °C technisch verfügbar. Ob und unter welchen Bedingungen ein konkretes Arzneimittel darüber ausgegeben werden darf, muss selbstverständlich entsprechend der jeweiligen pharmazeutischen und rechtlichen Anforderungen beurteilt werden.

Nach der Einlagerung kann die Kundschaft automatisch per E-Mail oder SMS über die Abholbereitschaft informiert werden. Die Öffnung erfolgt beispielsweise über einen QR- oder Abholcode. COSYS dokumentiert die Übergabe digital.

Für die Apotheke verändert sich dadurch vor allem der Ablauf: Eine bereits vorbereitete Bestellung muss nicht erneut gesucht, einem Kunden zugeordnet und persönlich ausgehändigt werden. Das Personal kann sich stärker auf Tätigkeiten konzentrieren, bei denen tatsächlich pharmazeutische Beratung oder eine persönliche Interaktion erforderlich ist.

Abholfächer schaffen zusätzliche zeitliche Flexibilität

Der zweite Vorteil betrifft die Abholzeit. Eine entsprechend zugängliche Abholstation kann die Abholung vom unmittelbaren Personal- und Schalterkontakt entkoppeln. Das ist insbesondere für berufstätige Kunden interessant und kann gleichzeitig Spitzen im HV-Bereich entzerren.

Für Filialapotheken lässt sich das Konzept zudem standortübergreifend denken. COSYS Click and Collect unterstützt die zentrale Verwaltung mehrerer Abholstandorte und die transparente Verteilung von Bestellungen. Damit können größere Apothekenstrukturen unterschiedliche Abholmodelle organisatorisch innerhalb derselben Plattform abbilden.

Aus Fachbelegung werden planbare Kapazitäten

Bei steigenden Abholmengen stellt sich schnell eine praktische Frage: Wie viele Fächer werden tatsächlich benötigt?

Der COSYS WebDesk liefert dazu Informationen über Fachstatus, Belegung und Vorgänge. Business-Intelligence-Auswertungen können unter anderem Fachauslastung, Belegungsdauer, Öffnungen und Nutzungsspitzen analysieren. Forecasting kann auf Basis historischer Nutzungsmuster zusätzlich helfen, zukünftige Kapazitätsengpässe früher zu erkennen.

Damit lässt sich beispielsweise beurteilen, ob bestimmte Fachgrößen regelmäßig knapp werden oder Bestellungen ungewöhnlich lange in der Abholstation verbleiben. Die Abholstation wird so nicht zum schwer kalkulierbaren Zusatzsystem, sondern zu einem messbaren Bestandteil des Apothekenprozesses.

Persönliche Übergabe dort einsetzen, wo sie Mehrwert schafft

Abholstationen sollen die persönliche Beratung nicht ersetzen. Ihr sinnvoller Einsatz liegt dort, wo eine Bestellung bereits abschließend bearbeitet wurde und für eine automatisierte Übergabe geeignet ist.

COSYS verbindet dafür Apotheken Software, Click and Collect, mobile Kommissionierung, Abholstation, WebDesk und Business Intelligence zu einem durchgängigen Prozess. Hinzu kommen passende Hardware, Schnittstellen und Services. Für Apotheken entsteht damit nicht nur eine andere Form der Warenausgabe, sondern ein digital nachvollziehbarer Ablauf von der Bestellung bis zur erfolgten Abholung.

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