Gerade bei Konzernen, Unternehmenscampus, Kliniken, Hochschulen, Forschungseinrichtungen oder größeren Industriestandorten ist das problematisch. Hier treffen täglich unterschiedlichste Sendungen ein und müssen angenommen, zugeordnet, zwischengelagert, intern transportiert oder zur Abholung bereitgestellt werden. Wer das Paketaufkommen analysieren und Kapazitäten belastbar planen möchte, benötigt deshalb zunächst strukturierte Daten über den realen Paketprozess.

Genau diese Datengrundlage entsteht durch die digitale COSYS Postverteilung Software.

Ohne digitale Postverteilung fehlen belastbare Paketdaten

Eine Analyse kann nur so gut sein wie ihre Datenbasis. Werden Pakete am Empfang lediglich angenommen und anschließend über Papierlisten, E-Mails oder Zuruf weiterverteilt, fehlen strukturierte Informationen über große Teile des Prozesses.

Mit der COSYS Postverteilung Software beginnt die Datenerfassung dagegen unmittelbar bei der Paketannahme. Mitarbeiter scannen Sendungen per Smartphone oder MDE-Gerät und ordnen sie dem jeweiligen Empfänger zu. Paketnummer, Zeitstempel, Absender, Empfänger, Standort, Status und weitere Informationen werden dem digitalen Vorgang zugeordnet.

Sind relevante Angaben nur als Text auf einem Paketlabel vorhanden, kann zusätzlich OCR-Texterkennung eingesetzt werden. Informationen lassen sich damit aus dem Kamerabild erfassen und für die weitere Verarbeitung digital verfügbar machen. So reduziert sich der Aufwand, Paketdaten manuell abzutippen.

Bei der anschließenden Postverteilung entstehen weitere Ereignisse: Eine Sendung wird übernommen, einem Zustellprozess zugeordnet, intern transportiert, persönlich übergeben oder in einen Paketschrank eingelagert. Erst diese durchgängige Erfassung macht aus einzelnen Paketen eine auswertbare Prozesskette.

Paketmengen zeigen, wann Kapazitäten benötigt werden

Schon die zeitliche Betrachtung des Paketaufkommens liefert wichtige Erkenntnisse. Unternehmen können untersuchen, an welchen Wochentagen besonders viele Sendungen eintreffen und zu welchen Uhrzeiten sich die Anlieferungen konzentrieren.

Für die Kapazitätsplanung ist das wesentlich aussagekräftiger als ein monatlicher Durchschnitt. Treffen beispielsweise regelmäßig mehrere KEP-Dienstleister innerhalb desselben Zeitfensters ein, entsteht kurzfristig eine hohe Belastung bei Annahme, Sortierung und Weiterverteilung.

Werden zusätzlich die Daten der internen Zustellung betrachtet, lässt sich erkennen, wann der Arbeitsaufwand tatsächlich anfällt. Das Paket ist schließlich nicht mit dem Eingang abgearbeitet. Es muss noch zum Empfänger gelangen.

Paketabmessungen machen den Platzbedarf messbar

Nicht allein die Anzahl der Pakete bestimmt den Ressourcenbedarf. 100 kleine Päckchen stellen andere Anforderungen an Zwischenlagerung, Transport und Paketschrank als 100 große Kartons.

COSYS ermöglicht deshalb die mobile Ermittlung von Paketabmessungen und Volumen. Die Werte werden direkt mit der jeweiligen Sendung verbunden. Über einen längeren Zeitraum entsteht daraus ein reales Größenprofil des Paketaufkommens.

Das hilft beispielsweise bei der Frage, welche Transportmittel für interne Zustelltouren sinnvoll sind oder wie viel Fläche für die Zwischenlagerung benötigt wird. Besonders relevant sind die Daten bei der Planung eines Paketschranks. Statt Fachgrößen nach Gefühl auszuwählen, kann die Konfiguration am tatsächlichen Sendungsvolumen ausgerichtet werden.

Paketschrank-Auslastung statt Schrankgröße nach Bauchgefühl

Nach der Inbetriebnahme eines COSYS Paketschrankes entstehen weitere Daten. Wie viele Fächer sind durchschnittlich belegt? Welche Fachgrößen werden besonders häufig benötigt? Wie lange bleiben Sendungen liegen und zu welchen Zeiten werden besonders viele Pakete abgeholt?

COSYS Business Intelligence kann solche Informationen mit dem übrigen Paketaufkommen zusammenführen. Ein vermeintlicher Kapazitätsengpass lässt sich dadurch genauer untersuchen. Vielleicht fehlen tatsächlich Fächer. Möglicherweise ist die Ursache aber eine lange Belegungsdauer, weil Sendungen nicht zeitnah abgeholt werden.

Auch unterschiedliche Gebäude oder Standorte können miteinander verglichen werden. So lässt sich erkennen, wo zusätzliche Paketschränke sinnvoll sind und wo vorhandene Kapazitäten ausreichen.

KEP-Daten, Zustellwege und Durchlaufzeiten gemeinsam betrachten

Auch der einliefernde KEP-Dienstleister gehört zur Datenbasis. Unternehmen erkennen dadurch, welche Dienstleister welchen Anteil des Paketaufkommens verursachen und wann deren Sendungen eintreffen. Bei ausgehenden Paketen können KEP-Schnittstellen wiederum den digitalen Versandprozess unterstützen.

Noch interessanter wird die Kombination mit internen Prozessdaten. Wie lange benötigt eine Sendung vom Eingang bis zur Übergabe? Welche Abteilungen erzeugen besonders viele Zustellungen? Welche Gebäude verursachen lange Transportwege? Wo sammeln sich Pakete vor dem nächsten Prozessschritt?

COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse machen solche Zusammenhänge sichtbar. Mit Process Mining können die tatsächlich durchlaufenen Prozessvarianten anhand der erfassten Ereignisse untersucht werden. Damit wird nicht nur sichtbar, wie viel Kapazität beansprucht wird, sondern auch warum.

Kapazitäten auf Basis realer Paketprozesse planen

Eine datenbasierte Kapazitätsplanung beginnt deshalb nicht mit einem Dashboard, sondern bei der operativen Postverteilung. Die COSYS Software erzeugt durch Paketannahme, Scans, OCR-Erfassung, interne Transporte, Übergaben, Paketschrank-Nutzung und Versandprozesse überhaupt erst die strukturierte Datenbasis für belastbare Analysen.

COSYS verbindet diese operative Ebene mit Paketschränken, mobiler Hardware, MDE-Services und COSYS MDM sowie Business Intelligence, Process Mining und Prozessdatenanalyse. So können Unternehmen Personal, Transportwege, Zwischenlagerflächen und Schrankkapazitäten stärker am tatsächlichen Paketaufkommen ausrichten.

Sie möchten zunächst testen, wie Paketdaten in Ihrer eigenen Postverteilung digital entstehen? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die mobile Paketannahme und Postverteilung direkt im Arbeitsalltag.