Der kostenfreie Guide wurde speziell für Personen entwickelt, die sich mit wachsendem Datenvolumen, unstrukturiertem Speicher und ineffizienten Archivierungsprozessen in Microsoft 365 konfrontiert sehen. Er bietet eine fundierte Analyse der Ursachen wie auch einen umsetzbaren Fahrplan zur Entlastung von SharePoint, ohne Nutzereinschränkungen oder Compliance-Risiken.

Datenflut in Microsoft 365: ein unterschätzter Kostenfaktor

Der Guide beleuchtet eingangs die typischen Ursachen für die Speicherproblematik in Microsoft 365: automatisierte Versionierung, unkontrollierte Dateiablagen, doppelte Datenbestände und fehlende Verantwortlichkeiten führen zu sogenanntem „Datenmüll“. Bis zu 80 % aller Dateien in Unternehmen sollen seit über einem Jahr nicht mehr geöffnet worden sein. Diese Dateien blockieren teuren Speicherplatz, verlangsamen Systeme und erschweren Audits.

Für viele IT-Abteilungen stellt sich die Frage: Kaufen wir zusätzlichen Speicher? Oder schaffen wir strukturelle Abhilfe?

Die Antwort: smartes Offloading statt klassischem Archivieren

Statt auf traditionelle Archivierung zu setzen, plädiert der Guide für sogenanntes Offloading: Selten genutzte („kalte“) Daten werden automatisch in kostengünstigen Azure-Speicher ausgelagert, während in SharePoint sämtliche Metadaten, Rechte und Links erhalten bleiben. Für die Nutzer bleibt alles wie gewohnt, die Datei ist mit einem Klick wieder abrufbar.

Der Clou: Diese Methode kann SharePoint-Kosten dauerhaft um bis zu 50 % senken und zwar bei voller Kontrolle und ohne Sicherheitslücken. 

Darüber hinaus bietet der Guide zahlreiche Tipps, um den Speicher direkt zu entlasten. Auch ohne den Einsatz neuer Tools, dafür aber mit effektiven Schritten. Die Inhalte des Guides sind:

• detaillierte Problemanalyse, warum SharePoint immer voller wird
• Vergleich der Speicheroptionen
• Berechnung zum Kosten sparen statt nur verschieben
• Schritt-für-Schritt-Anleitung, vom Daten-Audit bis zur Automatisierung
• Best Practice & Checkliste, die für IT-Admins sofort umsetzbar sind
• Fallstudie aus der Praxis

Besonders hilfreich: Der Guide enthält direkt nutzbare PowerShell-Skripte, einen 10-Punkte-Plan für Admins und Tipps zur Einbindung in bestehende Lifecycle-Strategien. 

Wer den Guide lesen sollte

Der Guide richtet sich insbesondere an:

• IT-Administratoren, die mit begrenzten Ressourcen maximalen Impact erzielen müssen
• IT-Manager & CIOs, die strategisch Kosten senken und zukunftsfähige Strukturen schaffen wollen
• Compliance Officer, die gesetzeskonforme Datenhaltung sicherstellen wollen

Datenstrategie statt Speicherchaos

Mit wachsender Datenmenge steigt auch der Druck auf Unternehmen, ihre Speicherstrategien zu überdenken. Der neue Guide bietet genau dafür eine fundierte, praxisnahe Orientierungshilfe. Mehr dazu unter: layer2-sharc.com/magazine/guide-to-reduce-storage-costs