Wer schon einmal umgezogen ist, kennt die Versuchung: Die Kisten aus dem Keller werden einfach zugeklebt und in der neuen Wohnung wieder in den Keller gestellt. Aussortieren kann man doch später. Meist passiert genau das nicht und nach ein paar Jahren stehen dieselben Kisten ungeöffnet an einem neuen Ort.

Bei Intranet-Projekten ist das nicht anders. Das alte System ist über Jahre gewachsen, mit Seiten, deren Verantwortliche das Unternehmen längst verlassen haben, mit Dokumenten in fünf Versionen und mit Workflows, von denen niemand mehr genau weiß, was sie eigentlich tun. Der Gedanke, zunächst einfach alles mitzunehmen, wirkt sicher und bequem. Tatsächlich sorgt er dafür, dass das neue Intranet vom ersten Tag an mit den Problemen des alten startet. Dabei bietet eine Migration etwas, das im laufenden Betrieb selten vorkommt: ein festes Zeitfenster, in dem ohnehin jeder Inhalt angefasst wird.

Inventur mit klaren Kategorien: übernehmen, archivieren oder löschen

Bewährt hat sich eine systematische Bestandsaufnahme, bei der jede Seite und jede Dokumentenbibliothek einer von drei Kategorien zugeordnet wird. Was noch gebraucht wird, zieht ins neue Intranet um, oft überarbeitet und in einem neuen Inhaltstyp. Was nicht mehr aktiv genutzt wird, aber erhalten bleiben soll, wandert in einen eigenen Archivbereich, der nur gelesen werden kann und das produktive Intranet nicht belastet. Alles andere wird bewusst und sauber entfernt. Diese Entscheidungen gehören in die Fachbereiche und nicht in die zentrale IT, denn nur die Mitarbeiter:innen, die täglich mit den Inhalten arbeiten, können beurteilen, was tatsächlich noch relevant ist.

Damit die Inventur nicht ins Stocken gerät, hilft eine feste Frist: Inhalte, die bis zu einem vereinbarten Termin nicht überprüft und aufgefrischt wurden, landen automatisch im Archiv. So bleibt nichts im Schwebezustand und das neue Intranet startet mit Inhalten, für die sich jemand verantwortlich fühlt.

Beim Löschen lohnt allerdings ein kurzer Blick über den Tellerrand der Redaktion. Nicht jedes Dokument, das im Intranet keine Rolle mehr spielt, darf auch tatsächlich verschwinden. Für bestimmte Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Handels- und Steuerrecht oder auch interne Vorgaben. Bevor Inhalte endgültig entfernt werden, sollte deshalb geklärt sein, ob solche Pflichten greifen.

Auch bei Dokumenten und Prozessen lohnt der genaue Blick. Nicht alles, was heute im Intranet liegt, gehört auch künftig dorthin. Manches ist in einem Microsoft Teams-Kanal besser aufgehoben, anderes in einem zentralen Wissensportal. Ältere Workflows aus SharePoint On-Premises lassen sich modern mit Power Automate abbilden. In den meisten Fällen ist die Migration der ideale Anlass, diese bei der Gelegenheit auch zu vereinfachen. Für größere Umzüge gibt es spezialisierte Migrationswerkzeuge, die Berechtigungen, Versionsstände und Metadaten mitnehmen, damit nichts davon unterwegs verloren geht.

Moderner Aufbau mit schlanker Architektur

Neben den Inhalten verdient auch das Gerüst des Intranets Aufmerksamkeit. Ganz gleich, mit welchem System Sie bisher arbeiten: Oft wurde die Struktur einmal am Organigramm ausgerichtet und ist seitdem immer tiefer verschachtelt worden, Bereiche in Bereichen, Ordner in Ordnern. Was bei der Einführung logisch wirkte, erweist sich im Alltag oft als starr.

Spätestens wenn sich das Unternehmen verändert, wird das zum Problem. Werden Abteilungen zusammengelegt oder neu zugeschnitten, passt die Ordnung nicht mehr. Weil jeder Bereich fest an seinem Platz in der Hierarchie hängt, zieht dann jeder Umbau kaputte Links und verlorene Verweise nach sich.

Ein modernes SharePoint-Intranet setzt deshalb auf eine schlanke, flache Architektur, wie Microsoft sie auch empfiehlt. Statt Bereiche ineinander zu verschachteln, bekommt jedes Thema und jede Aufgabe eine eigene Site. Im Hintergrund steht jede dieser Sites zunächst für sich. Verbunden werden sie über eine durchdachte Navigation, gezielte Verlinkungen und eine gute Nutzerführung, sodass Mitarbeiter:innen das Intranet trotzdem als Ganzes erleben. Der entscheidende Vorteil: Ändert sich die Organisation, lassen sich Sites neu anordnen, ohne dass Links brechen. Und wird ein Thema nicht mehr gebraucht, kann die zugehörige Site mit wenig Aufwand archiviert oder gelöscht werden.

Das passt gut zu einem Grundsatz, der für die Struktur eines Intranets ohnehin gilt: Eine Architektur, die sich an Themen, Zielgruppen und Prozessen orientiert statt am Organigramm, verbindet Menschen über Abteilungsgrenzen hinweg. Der Wechsel zu einer flachen Struktur ist im laufenden Betrieb aufwendig, weil Inhalte verschoben und Verweise angepasst werden müssen. Während einer Migration werden die Inhalte dagegen ohnehin bewegt. Wer die Zielstruktur vorab festlegt und die Inventur daran ausrichtet, erledigt den Umbau also in einem Zug.

Die Migration mit Plan ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht Faktoren drehen sich zum Beispiel um eine klare Content-Governance, die festlegt, wer Inhalte schreibt, freigibt und aussortiert, um eine Struktur, in der Mitarbeiter:innen Informationen wirklich finden, oder um ein Change Management, das auch nach dem Go-Live nicht endet. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.

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Montagmorgen. Eine Kollegin öffnet Outlook, springt in einen Teams-Chat, prüft im Ticketsystem den Stand einer Anfrage, trägt im HR-Portal ihren Urlaub ein und lädt ein Dokument aus einer Bibliothek herunter. Und das Intranet? Das liegt in einem Browser-Tab, den sie heute noch nicht geöffnet hat. Dass dort seit Freitag eine wichtige Mitteilung zur neuen Reiserichtlinie steht, erfährt sie erst in der Mittagspause, beiläufig von einem Kollegen.

Am Inhalt lag es nicht. Die Mitteilung war gut geschrieben, aktuell und prominent platziert. Sie stand nur an einem Ort, den im Arbeitsalltag niemand ansteuert, solange er nicht muss. Ein Intranet, das als eigenständiges Ziel gedacht ist, konkurriert mit allen anderen Anwendungen um Aufmerksamkeit. Und diesen Wettbewerb verliert es fast immer.

Das Intranet dorthin bringen, wo gearbeitet wird

SharePoint spielt seine Stärke nicht als Insel aus, sondern im Zusammenspiel mit Microsoft 365. News aus dem Intranet erscheinen automatisch in Teams, wichtige Mitteilungen lassen sich über Viva Connections direkt in den Arbeitsfluss bringen, und Inhalte werden in Outlook, Teams und auf dem Smartphone sichtbar. Für Mitarbeiter:innen heißt das: Sie müssen nicht zum Intranet gehen, das Intranet kommt zu ihnen. Aus einem weiteren Ort unter vielen wird so der rote Faden, der die übrigen Werkzeuge miteinander verbindet.

Besonders deutlich wird das bei Kolleg:innen ohne festen Schreibtisch. In Produktion, Außendienst oder Pflege ist das Smartphone oft das einzige digitale Arbeitsgerät. Ein Intranet, das dort nur eingeschränkt funktioniert, schließt diese Gruppe faktisch aus, ganz gleich, wie gut die Inhalte sind. Mobile Nutzbarkeit gehört deshalb nicht ans Ende der Anforderungsliste, sondern von Beginn an in die Planung.

Damit das gelingt, machen wir das Intranet über die Viva Connections App direkt in Microsoft Teams verfügbar. Für alle, deren zentrale Anlaufstelle im Arbeitsalltag Teams ist, liegt das Intranet damit nur einen Klick entfernt, ohne dass sie Teams verlassen und permanent zwischen Anwendungen hin- und herwechseln müssen. Entscheidend ist dabei eine durchdachte User Experience, die unterschiedliche Arbeitsweisen berücksichtigt: Wer täglich über Teams einsteigt, hat von dort direkten Zugriff auf das Intranet. Wer lieber im Browser unterwegs ist, öffnet es dort, auch mobil. Auf dem Smartphone reicht die Teams-App, um das Intranet zu öffnen und Kolleg:innen ohne Teams-Lizenz erreichen es über den Browser oder die SharePoint-App.

Hier spielt dann auch wieder eine optimale UX eine große Rolle. Diejenigen, die täglich über Teams einsteigen, haben von dort direkten Zugriff auf das Intranet. Diejenigen, die lieber im Browser unterwegs sind, öffnen das Intranet dort (auch mobil). Wenn das Intranet in Teams integriert ist, reicht die Teams-App auf dem Smartphone, um das Intranet zu öffnen. Wenn es User ohne Teams-Lizenz gibt, können sie das Intranet über den Browser oder die SharePoint-App öffnen.

Quellsysteme früh klären statt doppelt pflegen

Integration betrifft nicht nur die Frage, wo Inhalte angezeigt werden, sondern auch, woher sie kommen. In vielen Unternehmen liegen wichtige Informationen in Fachsystemen: in der HR-Software, im Ticketsystem, in ERP-Auswertungen oder in Branchenlösungen. Werden diese Daten für das Intranet von Hand übertragen oder regelmäßig kopiert, entsteht doppelter Pflegeaufwand und früher oder später auch ein Widerspruch. Die Durchwahl im Intranet stimmt nicht mehr mit der im HR-System überein, die Kennzahl auf der Startseite ist drei Wochen alt. Solche doppelten Wahrheiten kosten nicht nur Zeit, sie untergraben auch das Vertrauen in das Intranet als verlässliche Quelle.

Deshalb lohnt es sich, bereits zu Projektbeginn festzulegen, welche Quellsysteme angebunden werden sollen und welches System jeweils die führende Quelle ist. In der Datenverwaltung spricht man hier vom Prinzip der Single Source of Truth: Jede Information wird an genau einer Stelle gepflegt, alle anderen Systeme greifen darauf zu. Eine gepflegte, automatisierte Datenintegration entlastet die Redaktion, hält Informationen aktuell und sorgt dafür, dass Mitarbeiter:innen sich auf das verlassen können, was sie im Intranet finden.

Die Integration in den digitalen Arbeitsplatz ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht Faktoren drehen sich zum Beispiel um eine Struktur, die Mitarbeiter:innen Informationen und Wissen wirklich finden lässt, um Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht statt nachträglich repariert wird, oder um Beteiligung, die aus einem Sendekanal einen Ort des Austauschs macht. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.

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Die Geschäftsführung veröffentlicht eine wichtige Neuigkeit im Intranet: eine neue Strategie, ein Rückblick auf das vergangene Quartal, eine Ankündigung zur nächsten Reorganisation. Die Aufrufzahlen sehen gut aus. Darunter bleibt es trotzdem still: kein Kommentar, keine Reaktion, keine Rückfrage. Gelesen wurde die Nachricht vielleicht, beantwortet hat sie niemand. Genau darin liegt der Unterschied zwischen einem Intranet, das informiert, und einem Intranet, das lebt.

Viele Intranets bleiben trotz modernem Design und ansprechendem Layout ein digitaler Friedhof: ein Kanal, der ausschließlich von oben nach unten sendet. Wer Mitarbeiter:innen wirklich einbinden möchte, muss aus diesem Einbahnstraßen-Prinzip aussteigen und ihnen Werkzeuge geben, um selbst Stimme zu zeigen, zu reagieren und sich zu vernetzen.

Von der Einbahnstraße zum Netzwerk: Die Bausteine der Beteiligung

Kommentare unter News-Beiträgen, in die Mitarbeiter:innen auch Emojis eintragen können, Communities zu Themen, die sie ohnehin schon beschäftigen, Profile mit Skills und Interessen sowie unkomplizierte Möglichkeiten, eigene Beiträge zu teilen: All das verwandelt das Intranet von einem reinen Sendekanal in einen Ort, an dem Wissen tatsächlich zirkuliert, statt nur abgelegt zu werden.

Echte Beteiligung entsteht dabei nicht durch eine einzelne Funktion, sondern durch das Zusammenspiel mehrerer Faktoren. Mitarbeiter:innen beteiligen sich, wenn sie im Intranet Inhalte finden, die für sie wirklich relevant und aktuell sind. Sie beteiligen sich, wenn die Redaktion nicht nur aus Geschäftsführung und Führungsebene besteht, sondern aus Kolleg:innen der Fachabteilungen, die ihr Wissen bottom-up mit dem Unternehmen teilen. Und sie beteiligen sich, wenn ihre Abteilungen von Beginn an in die Entwicklung mit einbezogen werden: Vorab-Umfragen machen Bedarfe schon vor dem Projektstart sichtbar, Feedback nach dem Go-live fließt konsequent in die Weiterentwicklung ein. Nicht zuletzt braucht es Sicherheit im Umgang mit der Plattform selbst: Schulungen und Coachings nehmen die Berührungsängste, die sonst jede Beteiligung im Keim ersticken. Themenbezogene Austauschräume runden das Bild ab. Dazu gehören etwa Zusammenarbeitskreise einzelner Fachabteilungen oder Redaktionsrunden, in denen sich die Content-Verantwortlichen regelmäßig abstimmen.

Spielregeln und ein guter Start entscheiden über die Beteiligung

Beteiligung entsteht nicht von selbst, nur weil die Funktionen technisch verfügbar sind. Wichtig ist es, bei der Kommunikation im Intranet von Beginn an klare Spielregeln einzuführen. Ein kurzer Knigge, etwa „So kommunizieren wir hier“, nimmt Unsicherheit und schafft eine Kultur, in der sich auch leise Stimmen trauen, sich zu äußern. Führungskräfte sollten dabei als Vorbilder vorangehen: Ihre Sichtbarkeit in Kommentaren hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie schnell sich echte Beteiligung etabliert.

Das gilt besonders für den Auftakt: Ein neuer Zusammenarbeitskreis, eine Gruppe von Menschen, die sich mit einem Thema beschäftigen, teilt schon vor dem offiziellen Start News sowie Dokumente zu diesem Thema. Diese kleine Kerngruppe sollte auch schon Fragen stellen und kommentieren, damit die breite Belegschaft von Anfang an einen lebendigen Ort vorfindet statt einer digitalen Leere.

Beteiligung ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein Zielbild, das jedem Projekt von Anfang an eine Richtung gibt, eine Struktur, die Mitarbeiter:innen Informationen und Wissen wirklich finden lässt, oder um Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht statt nachträglich repariert wird. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.

Stellen Sie sich Kolleg:innen vor, die aufgrund einer starken Sehbeeinträchtigung mit einem Screenreader arbeiten. Sie öffnen die neue Intranet-Startseite, und die Software liest ihnen eine Reihe von Links vor, die alle gleich klingen: „Link. Link. Link.“ Welche Richtlinie sich dahinter verbirgt, wohin ein Bild führt, was ein Video zeigt, all das bleibt ihnen verborgen. Niemand hat das absichtlich so gebaut. Es ist einfach niemandem aufgefallen, weil in der Redaktion bislang niemand mit einem Screenreader gearbeitet hat.

Genau das ist der blinde Fleck, den Barrierefreiheit im Intranet meistens hat: Sie betrifft nicht in erster Linie die Plattform, sondern die Inhalte, die täglich darauf landen. SharePoint bringt von Haus aus eine solide technische Grundlage mit. Ob ein Intranet am Ende für alle nutzbar ist, entscheidet sich jedoch nicht im technischen Grundaufbau, sondern in tausenden kleinen redaktionellen Entscheidungen: Wird ein Bild mit einem sinnvollen Alternativtext versehen oder bleibt das Feld leer? Folgt die Seite einer sauberen Überschriftenhierarchie oder werden Zwischenüberschriften nur benutzt, um Text optisch fett zu machen? Trägt ein Link einen aussagekräftigen Namen oder heißt er „hier klicken“?

Barrierefreiheit ist eine Redaktionsfrage, keine Technikfrage

Wer Barrierefreiheit ausschließlich als Prüfpunkt kurz vor dem Go-live betrachtet, wird sie nie wirklich erreichen. Wirksamer ist es, sie fest in der Redaktionsschulung zu verankern: aussagekräftige Alternativtexte für Bilder, eine korrekte Heading-Hierarchie, ausreichende Farbkontraste, beschriftete Links, Untertitel oder Transkripte für Videos und eine einfache, klare Sprache. Orientierung bietet dabei die WCAG 2.1 auf Konformitätsstufe AA. Wer als Redakteur:in einmal verstanden hat, warum diese Punkte wichtig sind, wendet sie danach fast automatisch an und produziert nebenbei durchweg bessere Inhalte. Auch für alle anderen.

Eine Sache lässt sich in diesem Zusammenhang zusätzlich nutzen: Microsoft 365 bringt in Word, PowerPoint, Outlook und SharePoint Online einen eingebauten Barrierefreiheits-Checker mit, der viele der genannten Probleme bereits automatisch markiert, bevor ein Dokument überhaupt im Intranet landet. Wer diesen Assistenten zum festen Bestandteil des Freigabeprozesses macht, statt ihn dem Zufall zu überlassen, fängt einen erheblichen Teil der Fehler ab, ohne dass es eine zusätzliche manuelle Prüfung braucht.

Rechtlich ist die Sache differenzierter, als oft angenommen wird: Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) und die zugrundeliegende EU-Richtlinie 2019/882 verpflichten in erster Linie Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für Verbraucher:innen, etwa Online-Banking oder Online-Shops. Ein rein intern genutztes Mitarbeiter-Intranet fällt in der Regel nicht darunter. Für öffentliche Stellen des Bundes gilt dagegen die BITV 2.0, die Barrierefreiheit ausdrücklich auch für Intranet- und Extranetangebote vorschreibt, selbst wenn diese nicht öffentlich zugänglich sind. Unabhängig vom konkreten rechtlichen Rahmen bleibt der Effekt derselbe: Deutlich mehr Mitarbeiter:innen profitieren von zugänglich gestalteten Inhalten, als man auf den ersten Blick vermutet: Beschäftigte mit Seh- oder Hörbeeinträchtigungen ebenso wie Kolleg:innen mit Lese-Schwierigkeiten, in lauten Produktionsumgebungen, unterwegs am Smartphone oder mit reiner Tastatursteuerung.

Die Lücke, die selten auffällt: Angehängte Dokumente und die Tastaturprobe

Selbst wenn die Intranet-Seiten sauber aufgebaut sind, bleibt oft eine Stelle unbeachtet: die PDFs und Office-Dateien, die dort abgelegt werden. Eine Betriebsvereinbarung, eine Präsentation aus dem letzten Townhall-Meeting, ein Formular als Download: All das wird häufig aus einem alten Ablagesystem übernommen. Dabei prüft kaum jemand, ob das Dokument selbst über eine Tag-Struktur, eine sinnvolle Lesereihenfolge oder Alternativtexte verfügt. Für Screenreader-Nutzer:innen ist ein solches Dokument dann trotz barrierefreier Umgebung eine Sackgasse. Es lohnt sich, Dokumente, die regelmäßig verlinkt werden, in die gleiche Prüfung einzubeziehen wie die Intranet-Seiten selbst, statt sie als reine Altlast durchzuwinken.

Ein zweiter, sehr einfacher Praxistest deckt zusätzlich auf, was oft übersehen wird: das gesamte Intranet einmal ausschließlich mit der Tab-Taste bedienen, ganz ohne Maus. Wo der Fokus verschwindet, wo man in einer Navigationsleiste hängen bleibt oder ein Button gar nicht erst erreichbar ist, zeigt sich in wenigen Minuten, ohne dass dafür spezielle Hilfsmittel nötig wären. Diese Tastaturprobe ersetzt keinen Test mit echten Screenreader-Nutzer:innen, ist aber ein schneller erster Indikator, den jede Redaktion selbst durchführen kann.

Barrierefreiheit ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein Zielbild, das jedem Projekt von Anfang an Richtung gibt, eine Struktur, die Mitarbeiter:innen wirklich alles finden lässt, oder eine Redaktion, die auch nach dem Go-Live noch trägt. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.

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Fragen Sie fünf Mitarbeiter:innen aus fünf verschiedenen Abteilungen, wo im Intranet die aktuelle Reisekostenrichtlinie liegt, und Sie bekommen mit hoher Wahrscheinlichkeit fünf unterschiedliche Antworten: von einem sicheren Klick bis zu einem ratlosen Achselzucken. Das liegt selten an der Richtlinie selbst. Es liegt daran, wie das Intranet aufgebaut ist: Wurde die Struktur entlang von Themen und Aufgaben gedacht, oder entlang der Abteilungen, die zufällig gerade am lautesten nach einer eigenen Seite gerufen haben?

Genau diese Entscheidung fällt in vielen Projekten zu früh und zu technisch: in einem Workshop über Hub-Sites, Navigationsebenen und Berechtigungsgruppen, statt über die Frage, wie eine Organisation eigentlich zusammenarbeitet.

Eine Struktur, die das Organigramm kopiert, baut Mauern

Am naheliegendsten ist es, das Intranet entlang der bestehenden Abteilungen aufzubauen: ein Hub für Vertrieb, einer für Produktion, einer für HR. Das Problem zeigt sich erst später. Wer abteilungsübergreifend arbeitet oder einfach nur wissen möchte, wie ein Prozess in der Nachbarabteilung funktioniert, findet sich in einer Struktur wieder, die genau diese Fragen nicht vorgesehen hat. Aus organisatorischen Grenzen werden so schnell auch digitale.

Erfolgreichere Strukturen orientieren sich stattdessen an Themen, Zielgruppen und Prozessen statt am Organigramm. Eine Onboarding-Seite bündelt dann alles, was neue Mitarbeiter:innen brauchen, unabhängig davon, wie viele Abteilungen an den Inhalten beteiligt waren. Eine Prozessseite zu einem Freigabeverfahren zeigt, wer wann was tut, selbst wenn dabei mehrere Bereiche zusammenspielen. Das Intranet wird so zur gemeinsamen Bühne, statt zur Aneinanderreihung von Abteilungsschaufenstern, die kaum jemand außerhalb der eigenen Abteilung öffnet.

Ob eine Architektur diesem Anspruch tatsächlich gerecht wird, lässt sich schon vor dem ersten Klick in SharePoint prüfen. Welche Kategorien und Begriffe für die eigene Belegschaft wirklich intuitiv sind, lässt sich erstaunlich gut vorab klären, statt es erst nach dem Go-live schmerzhaft zu erfahren. Aus der Nutzerforschung stammen zwei Methoden, die sich dafür gut eignen und in Intranet-Projekten noch zu selten vorkommen. Card Sorting lässt Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Bereichen reale Inhalte oder Themen in Gruppen sortieren und in eigenen Worten benennen. Daraus entsteht eine erste Kategorienlogik, die nicht am Schreibtisch der Projektleitung entstanden ist, sondern von den künftigen Nutzer:innen selbst geprägt wurde.

Im zweiten Schritt hilft ein Tree-Test: Testpersonen bekommen ausschließlich die geplante Struktur als Baum vorgelegt, ganz ohne Design und ohne Suche, und sollen darin konkrete Aufgaben lösen, etwa „Wo würden Sie die Reisekostenrichtlinie suchen?“. Die Ergebnisse zeigen sehr genau, an welchen Stellen die Struktur noch missverständlich ist, und das, bevor auch nur eine Seite in SharePoint aufgebaut wurde. Der spätere Test mit echten Aufgaben am fertigen System bleibt trotzdem sinnvoll, fällt an dieser Stelle im Projekt aber deutlich günstiger aus, weil die groben Fehler in der Architektur längst behoben sind.

Struktur entscheidet auch, wer schreiben darf

Die gewählte Architektur legt nicht nur fest, wie Mitarbeiter:innen Inhalte finden. Sie legt auch fest, wie Redaktion in der Praxis funktioniert. Eine Struktur, die strikt nach Abteilungen gegliedert ist, verführt dazu, dass auch die Redaktion an einer zentralen Stelle hängen bleibt. Das ist auf Dauer kaum zu schaffen. Eine themenorientierte Struktur mit klar zugeordneten Verantwortlichkeiten pro Bereich macht es dagegen möglich, diese Last zu verteilen: Jeder Fachbereich pflegt die Inhalte, die in seinen Zuständigkeitsbereich fallen, innerhalb eines gemeinsam vereinbarten Rahmens.

Das ist mehr als eine technische Frage. Es ist ein Stück Kulturwandel: weg von der Kommunikationsabteilung als alleinigem Gatekeeper, hin zu vielen Stimmen, die das Intranet gemeinsam mit Leben füllen. Damit das funktioniert, braucht es Transparenz darüber, wer wofür zuständig ist (oft reicht dafür schon eine einfache Übersicht „Welcher Bereich verantwortet welches Thema?“), dazu regelmäßigen Austausch unter den Redakteur:innen und gemeinsame Qualitätsmaßstäbe. Sonst fühlen sich die Seiten trotz verteilter Verantwortung schnell wie zehn verschiedene Intranets anstatt wie eines.

Diese Struktur ist zudem nie endgültig fertig, sondern eine laufende Aufgabe. Neue Themen, neue Teams, neue Prozesse verändern, was Mitarbeiter:innen suchen: Die Struktur muss mitwachsen können, ohne bei jeder Anpassung neu gedacht zu werden. Wer Navigation, Metadaten und Suchfilter von Anfang an konsequent pflegt, spart sich später viel Ärger. Anders als die, die erst reagieren, wenn die ersten „Das findet ja niemand mehr“-Beschwerden kommen.

Struktur und Findbarkeit sind nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengetragen haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein Zielbild, das jedem Projekt von Anfang an Richtung gibt, eine Content-Governance, die auch nach dem Go-Live noch trägt oder Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht anstatt nachträglich repariert wird. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht.

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Ein Intranet startet fast immer mit Schwung: neues Design, durchdachte Struktur, eine Projektleitung, die jede Seite einmal persönlich freigegeben hat. Ein Jahr nach Go-live sieht die Realität oft anders aus. Handbuchseiten mit Stand von vor zwei Jahren, News-Beiträge, die niemand mehr aktualisiert, FAQ-Seiten mit längst überholten Antworten. Die Technik hat sich in der Zwischenzeit nicht verändert. Was fehlt, ist eine Antwort auf eine unbequeme Frage: Wer ist eigentlich zuständig, wenn der Projektabschluss längst gefeiert ist?

Wer schreibt, wer entscheidet, wer löscht

Genau diese Frage muss geklärt sein, bevor die erste Seite online geht, nicht danach. Ein Redaktionsteam mit klaren Rollen ist mindestens so wichtig wie die Plattform selbst: eine zentrale Redaktion, die Standards setzt und den Überblick behält, dezentrale Redakteur:innen in den Fachbereichen, die ihre Inhalte selbst pflegen und wenn es unbedingt nötig ist, fachliche Reviewer:innen, die vor der Veröffentlichung noch einmal draufschauen.

Genauso wichtig sind verbindliche Standards. Welche Inhaltstypen gibt es? News, Kurzmeldung, Handbuchseite, FAQ, Personen- oder Team-Seite, und wie ist jede davon aufgebaut? Welche Tonalität gilt unternehmensweit? Und oft der entscheidende Punkt: Welche Inhalte werden in welchem Turnus zur Prüfung vorgelegt, statt einfach liegenzubleiben? Wer sich hier vor dem Go-live keine Gedanken macht, löst das Problem später unter Zeitdruck meistens gar nicht.

Rollen konkret machen, statt nur benennen

Namen für Rollen zu vergeben ist der leichte Teil. Schwierig wird es, sobald ein Redaktionsteam wächst und mehrere Fachbereiche gleichzeitig publizieren. Ab dieser Größe hilft ein Werkzeug, das ursprünglich aus dem Projektmanagement stammt und sich erstaunlich gut auf Content-Governance übertragen lässt: die RACI-Matrix. Für jeden Inhaltstyp wird festgelegt, wer die Aufgabe tatsächlich ausführt (Responsible), wer am Ende dafür geradesteht und freigibt (Accountable), wer vorher fachlich einbezogen werden muss (Consulted) und wer am Ende lediglich informiert wird (Informed).

Für eine Handbuchseite aus einem Fachbereich sieht das dann konkret so aus: Die Redakteurin im Fachbereich schreibt (Responsible), die Freigabe verantwortet die zentrale Redaktion oder – ebenso häufig – der Fachbereich selbst (Accountable), die fachlich verantwortliche Person aus dem betroffenen Prozess oder Nachbarbereich wird bei Bedarf vorab konsultiert (Consulted), und betroffene Teams werden nach Veröffentlichung informiert (Informed). Wer die Freigabe übernimmt, ist dabei keine feste Regel: Mal gibt die zentrale Redaktion frei, mal liegt diese Verantwortung direkt beim Fachbereich, der seine Inhalte eigenständig veröffentlicht. Beides ist legitim, solange für jeden Inhaltstyp eindeutig festgelegt ist, wer accountable ist. Genau an dieser Eindeutigkeit entscheidet sich, ob eine RACI-Matrix in der Praxis trägt oder zur reinen Formalie wird. Ist sie einmal für jeden Inhaltstyp sauber ausgefüllt, verschwinden die meisten Redaktionskonflikte von allein, weil niemand mehr raten muss, wer eigentlich „zuständig" ist.

Der eigentliche Charme der Matrix zeigt sich aber erst bei der Pflege. Denn dieselbe Logik lässt sich auf die turnusmäßige Prüfung übertragen: Man ergänzt schlicht eine Zeile „regelmäßige Prüfung" und legt fest, wer die Inhalte tatsächlich durchgeht und wer verantwortet, dass es überhaupt passiert. Damit ist die Frage geklärt, an der die meisten Intranets scheitern – nämlich wer den veralteten Content anfassen müsste.

Pflege ist eine Frage der Organisation, nicht der Technik

Es liegt nahe, an dieser Stelle nach einem technischen Automatismus zu rufen: ein Ablaufdatum pro Seite, dazu ein Workflow, der zur Frist automatisch eine Prüfaufgabe verschickt. Technisch ist das in SharePoint machbar. In der Praxis lösen wir dieses Problem allerdings in den allermeisten Projekten organisatorisch statt technisch – und das aus guten Gründen.

Ein fester Prüfturnus, der im Redaktionskalender verankert ist und über die RACI-Matrix klar zugewiesenen Rollen zugeordnet wird, ist ohne jede Entwicklung sofort einsatzbereit. Er übersteht Migrationen und Tenant-Umbauten, und die Verantwortlichen bleiben aktiv im Prozess, statt sich auf einen Flow zu verlassen, den nach zwei Jahren niemand mehr wartet. In diesem Modell trägt die RACI-Matrix plus ein verabredeter Prüfrhythmus den gesamten Pflegeprozess: Die Matrix sagt, wer prüft und verantwortet, der Turnus sagt, wann. Ein technisches Ablaufdatum kann das ergänzen, wo es wirklich sinnvoll ist – notwendig ist es für eine funktionierende Content-Governance nicht.

Redaktionelle Strategie und Content-Governance ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten abgeleitet haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein klares Zielbild, das jedem Projekt von Anfang an Richtung gibt, Mitarbeitende, die von der ersten Konzeptphase an mitgestalten dürfen oder eine Migration, die alte Inhalte nicht einfach 1:1 mitschleppt. Im Praxis-Guide bekommen Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht und woran Sie als Nächstes arbeiten sollten.

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Ein Intranet aus IT-Sicht wird selten geliebt

Wenn ein neues Intranet entsteht, sitzen oft die falschen Personen zu lange allein am Tisch: IT, Kommunikation, vielleicht die Geschäftsleitung. Entschieden wird im Lenkungskreis, über Menschen, die im Projekt selbst nicht vorkommen: die Servicetechnikerin im Außendienst, der neue Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen, die Führungskraft in der Verwaltung. Ihre Arbeitsrealität taucht in Anforderungslisten meist nur als Annahme auf, nicht als Erkenntnis. Das Ergebnis: ein System, das technisch sauber funktioniert und trotzdem niemand freiwillig öffnet. Nicht weil es an Features fehlt, sondern weil es an der falschen Stelle ansetzt.

Erfolgreiche Plattformen beginnen mit einer anderen Frage: Welche Aufgaben hat die Belegschaft im Arbeitsalltag, und wo kann das Intranet sie konkret entlasten? Diese Erkenntnisse gewinnt man nicht im Lenkungskreis, sondern in Gesprächen, Beobachtungen und kurzen Umfragen mit Menschen aus unterschiedlichen Bereichen, Standorten und Rollen.

Ein zweiter Punkt: Wer zur Konzeptphase bewusst auch skeptische Stimmen einlädt, verändert die Projektdynamik. Wer von Anfang an mitgestalten durfte, verteidigt das Ergebnis später eher, als dass er es blockiert.

Personas und Top-Tasks statt Bauchgefühl

Der Unterschied zeigt sich in der Vorgehensweise, nicht im Werkzeug. Wer zwei bis vier Personas entwickelt und daraus fünf bis zehn konkrete Top-Tasks ableitet, verschiebt die Perspektive spürbar: Nicht mehr „Was können wir bauen?", sondern „Was muss diese Person zuverlässig erledigen können?" Bei der Servicetechnikerin im Außendienst sieht die Antwort anders aus als beim neuen Mitarbeitenden in den ersten 90 Tagen, und genau das ist der Punkt: Jede Persona bekommt eigene, priorisierte Top-Tasks, statt einer Liste, die irgendwie für alle passen soll. Alles Weitere im Projekt ordnet sich diesen Top-Tasks unter, statt gleichberechtigt um Aufmerksamkeit zu konkurrieren.

Eine Persona entsteht dabei nicht am Schreibtisch, sondern aus echten Antworten auf ein paar zentrale Fragen: Wer ist diese Person im Arbeitsalltag, welche Rolle, welcher Standort, welcher typische Tagesablauf? Welche Aufgaben erledigt sie am häufigsten und mit welchen Tools arbeitet sie dafür bereits? Wo genau bremst das aktuelle Intranet sie aus, fehlen Informationen, sind sie schwer zu finden, oder fehlt der mobile Zugriff unterwegs? Und was würde bei ihrem nächsten Arbeitsschritt einen echten Unterschied machen in Bezug auf das Intranet?

Genauso wichtig wie diese Aufgaben sind die Ziele und Frustrationen dahinter: Wonach strebt diese Person eigentlich, und was kostet sie im Alltag am meisten Nerven? Über welche Kanäle sucht sie sich Informationen, wenn das Intranet ihr keine liefert, den Kollegen von nebenan, eine WhatsApp-Gruppe, eine Excel-Liste auf dem eigenen Rechner? Ein prägnantes Zitat aus einem echten Interview macht die Persona dabei greifbarer als jede Beschreibung in der dritten Person. Und damit die Persona kein Einzelfall bleibt, lohnt sich der Abgleich mit quantitativen Daten, etwa Nutzungszahlen oder Umfrageergebnissen, die zeigen, wie viele Mitarbeitende tatsächlich hinter diesem Muster stehen. Erst wenn diese Fragen mit echten Aussagen aus Gesprächen und Beobachtungen beantwortet sind, statt mit Annahmen aus dem Lenkungskreis, wird aus einem Namen mit Stockfoto eine Persona, die tatsächlich trägt.

Mitarbeitende in den Mittelpunkt zu stellen ist nur einer von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten destilliert haben. Die anderen acht drehen sich zum Beispiel um ein belastbares Zielbild, das dem Projekt von Anfang an eine klare Richtung gibt, eine Content-Governance, die nicht nach drei Monaten kollabiert, oder Barrierefreiheit, die von Anfang an mitgedacht statt nachträglich repariert wird. Im Praxis-Guide bekommen Sie zu jedem der neun Faktoren einen konkreten Praxis-Tipp und eine Checkliste, mit der Sie in wenigen Minuten ehrlich einschätzen können, wo Ihr eigenes Projekt heute steht – und woran Sie als Nächstes arbeiten sollten.

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Über Ergobaby

Ergobaby ist ein global tätiger Hersteller moderner, ergonomischer Babytragen. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Los Angeles und verkauft in über 50 Ländern seine hochwertigen Produkte. SharePoint Online ist die zentrale Ablage für Marketing-Assets wie Videos, Bilder, Präsentationen und Produktmaterialien.

Wachsende Speicherkosten nach der SharePoint-Migration

Um Kosten zu sparen, hatte Ergobaby seine Daten über mehrere Jahre von einem Drittanbieter-Dienst nach SharePoint Online verlagert. SharePoint wurde so zur Heimat für alles: Kampagnen, Produktfotografie, Videos, Präsentationen und Dateien, die niemand mehr nutzte, aber auch niemand löschen wollte. Die Lizenzen umfassten 3 TB. Zusätzlich musste Ergobaby 9 TB Speicher hinzukaufen. Die Speicherkosten erreichten rund 21.000 US-Dollar pro Jahr.

Die Archivierung lief manuell. Die IT taggte Dateien, identifizierte kalte Daten, kopierte sie in den Azure Blob Storage und löschte sie anschließend aus SharePoint. Brauchte ein:e Anwender:in eine archivierte Datei, war ein IT-Ticket nötig.

Die Lösung: automatisierte Archivierung, Wiederherstellung mit nur einem Klick

Ergobaby hatte die Entwicklung ShArcs bereits seit der Produktankündigung verfolgt. Das Konzept fand sofort Anklang: Es erinnerte Ergobaby an ein anderes Tool, das E-Mail-Anhänge durch kleine Verweise ersetzte. Die echten Anhänge wurden unterdessen auf einer deutlich kostengünstigeren Speicherlösung gespeichert. Als das Unternehmen sah, dass ShArc dieselbe Logik auf SharePoint anwandte, wurde klar, dass dies genau die richtige Lösung zur automatisierten Archivierung war. 

ShArc ersetzt heute inaktive Dateien in SharePoint durch leichtgewichtige .sharc-Stub-Dateien. Die Originaldaten wandern in den Azure Blob Storage innerhalb des eigenen Azure-Tenants von Ergobaby. Klickt ein:e Anwender:in in SharePoint, Teams oder OneDrive auf eine Datei, lädt ShArc sie aus Azure zurück und stellt sie in Sekunden bereit. Möglich ist das durch den One-Click Restore.  

Über das Policy-Management definiert die IT automatisierte Archivierungsregeln, basierend auf Dateigröße, Alter und Typ. Berechtigungen bleiben durch die Entra-ID-Integration vollständig erhalten. Auch Metadaten bleiben über den gesamten Zyklus bestehen. Einrichtung und Onboarding dauerten rund zwei Stunden.

"Für den Benutzer ist der Vorgang völlig nahtlos, genau wie wir es uns erhofft hatten. Keine Beschwerden, keine Supportanfragen – es funktioniert einfach", erklärt Ken Hayes, Senior Director IT bei Ergobaby. 

Ergobaby investiert die zuvor für manuelle Archivierung gebundene Zeit nun in andere Projekte. Das eingesparte Budget steht ebenfalls für neue Vorhaben bereit.

Über ShArc

ShArc ist eine Archivierungslösung für Microsoft 365. ShArc verlagert kalte Daten aus SharePoint Online in den Azure Blob Storage des eigenen Tenants und ersetzt sie durch Stub-Dateien. Endnutzer:innen stellen archivierte Inhalte per Klick wieder her, ohne IT-Beteiligung. Berechtigungen und Metadaten bleiben durchgängig erhalten.
Mehr über ShArc erfahren Sie online auf layer2-sharc.com 

Drei Stunden Workshop, und am Ende wird noch immer über die Farbe der Startseite diskutiert. Kommt Ihnen das bekannt vor? Genau das passiert, wenn ein Intranet-Projekt mit Layouts statt mit einer Frage beginnt: Wozu gibt es dieses Intranet überhaupt? Soll es vor allem informieren, vernetzen, Wissen transparent machen oder Prozesse digitalisieren? Die Antwort entscheidet über Aufbau, Navigation und Investitionsschwerpunkt, und genau hier beginnen die meisten Projekte am falschen Ende.

Ohne Zielbild kein Maßstab

Halten Sie das Zielbild auf einer Seite fest. Es soll für Geschäftsleitung, Betriebsrat, Datenschutz und Mitarbeitende gleichermaßen verständlich sein. Definieren Sie zwei bis drei Kennzahlen, an denen Sie nach zwölf Monaten den Erfolg ablesen können: aktive Nutzer:innen, Aufrufzahlen und Reaktionsraten zentraler News, Suchanfragen mit Treffer, gelöste Anfragen pro Self-Service-Seite. Ohne diese Kennzahlen bleibt jede spätere Diskussion über "gutes" oder "schlechtes" Intranet eine Geschmacksfrage statt eines belegbaren Ergebnisses – und genau dann landet man wieder bei der Farbe der Startseite.

Formulieren Sie das Zielbild dabei im Präsens und aus der Sicht der Mitarbeiter:innen, nicht als abstrakte Unternehmensvision. Ein Beispiel: "Ich finde in unter 30 Sekunden, wen ich für Thema X ansprechen muss." Das macht Ziele greifbar und überprüfbar, statt sie in Buzzwords zu verstecken.

Klingt simpel, ist es aber selten. Wer setzt den Workshop dafür auf, wer muss am Tisch sitzen, und wie verhindert man, dass das Zielbild trotzdem zur Worthülse wird? Genau an diesem Punkt trennt sich die Theorie von der Praxis.

Das Zielbild ist erst der Anfang

Ein Zielbild ist kein einmaliges Dokument für die Schublade. Es ist der Maßstab, an dem sich später jede Entscheidung messen lässt: Welche Inhalte bekommen Priorität? Welche Funktionen sind unverzichtbar, welche nice-to-have? Wer ein Intranet ohne dieses Fundament plant, diskutiert am Ende über Farben und Kacheln, während die eigentliche Frage offenbleibt, ob das System überhaupt etwas bewirkt.

Und das Zielbild ist nur der erste von neun Erfolgsfaktoren, die wir aus über 100 SharePoint-Intranet-Projekten zusammengefasst haben. Dazu gehören etwa, wie Sie Mitarbeitende von Anfang an einbinden, wie eine Content-Governance aussieht, die nicht nach drei Monaten kollabiert, oder wie Sie Barrierefreiheit von Anfang an mitdenken, statt nachträglich zu reparieren. Im Praxis-Guide finden Sie zu jedem Faktor einen konkreten Praxis-Tipp sowie eine Checkliste, mit der Sie Ihren aktuellen Stand ehrlich bewerten können.

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