Da kam die virtuelle Hauptversammlung wie gerufen. So konnten Aktiengesellschaften weiterhin Abstimmungen durchführen – und zwar im digitalen Raum statt vor Ort. Dieses Modell fand unter Unternehmern und Aktionären so großen Anklang, dass es sogar zu einem neuen Gesetzesentwurf führte. Wie auch Sie die Vorteile der virtuellen Hauptversammlung für Ihr Unternehmen nutzen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind die Vorteile einer digitalen bzw. hybriden Hauptversammlung?

Dass es viele Vorteile hat, eine Hauptversammlung virtuell oder als Hybridevent abzuhalten, ist unbestritten. Das beweist nicht zuletzt das Gesetz zur Einführung virtueller Hauptversammlungen, das es Aktiengesellschaften auch nach der Pandemie ermöglicht, jährliche Abstimmungen digital durchzuführen.

Die positiven Erfahrungen mit digitalen Events waren einer der vielen Gründe, warum Unternehmer es mittlerweile bevorzugen, nicht nur ihre Meetings virtuell abzuhalten, sondern auch Hauptversammlungen. Dank des Beschlusses des Bundes ist dies nun auch absolut rechtskonform möglich. Gerade unter dem Gesichtspunkt der voranschreitenden Digitalisierung, die auch vor dem Aktienrecht keinen Halt macht, ist das Gesetz ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

Doch wieso sind virtuelle Hauptversammlungen so beliebt? Das liegt an den vielen Vorteilen, die nicht nur die Aktiengesellschaft selbst betreffen, sondern auch ihre Teilnehmer:

– Kürzere Dauer und daher effizienterer Ablauf
– Deutliche Kosteneinsparung im Vergleich zum Präsenzevent
– Mehr Teilnehmer durch ortsunabhängige Teilnahme
– Effektivere Abstimmungen
– Zeitersparnis durch automatisierte Auswertung
– Abdeckung aller Aspekte einer Präsenzversammlung

Wie läuft eine virtuelle Hauptversammlung ab?

Wenn Sie noch nie an einer Hauptversammlung im virtuellen Raum teilgenommen haben, fragen Sie sich nun sicher, wie so eine Veranstaltung abläuft. Der Ablauf orientiert sich am Präsenzmodell und ist Ihnen daher bekannter, als Sie vielleicht denken.

Die Teilnehmer bekommen eine Einladung per E-Mail, in der sie neben dem Datum und dem Veranstaltungslink auch Informationen zur virtuellen Hauptversammlung finden. Wenn Sie zum ersten Mal eine Online Hauptversammlung planen, haben die Teilnehmer viele Fragen: Welche Themen werden besprochen? Wie stimme ich ab? Wie kann ich Fragen stellen oder Input geben? In der Einladung sollen all diese Fragen aus dem Weg geräumt werden.

Die Hauptversammlung wird anschließend per Livestream an die Teilnehmer übertragen – ganz egal, wo sich diese gerade befinden. So können die Aktionäre online in Echtzeit über die angesetzten Themen abstimmen.
Damit die Organisation und Durchführung reibungslos funktioniert und auch rechtskonform ist, empfiehlt sich die Nutzung von praktischen Tools, die für Online Hauptversammlungen ausgelegt sind – wie zum Beispiel die digitale Event- und Video Plattform von IMS.

Teilnehmerin stellt Frage zur Hauptversammlung per Videochat.
So profitieren Sie von Event Plattformen zur Organisation Ihrer Hauptversammlung

Die erfolgreiche Planung und Organisation ist das A und O jeder Hauptversammlung. Viele Veranstalter befürchten allerdings, dass eine virtuelle Veranstaltung viel komplizierter als eine Präsenzveranstaltung ist. Die meisten Sorgen drehen sich dabei um die vielen Eigenheiten und rechtlichen Bestimmungen rund um die Abstimmungen während einer Hauptversammlung.

Sie können beruhigt sein, denn das Gegenteil ist der Fall. Digitale Event Plattformen wie die von InterMedia Solutions bieten eine holistische Lösung, alle Aspekte Ihrer Hauptversammlung einfach und unkompliziert zu digitalisieren:

1. Einladung und Anmeldung
2. Organisation und Durchführung
3. Interaktive Gestaltung
4. Einbringung von Beschlussvorschlägen und Verfahrensanträgen in Echtzeit
5. Sichere und datenschutzkonforme Abstimmung
6. Automatisierte und schnelle Auswertung

Auf Ihrer persönlichen Event- und Video Plattform finden Sie diverse Module, die Sie beliebig miteinander kombinieren können. Ob Livestream Player, Abstimmungen, Aufzeichnungen oder Video Chat zur Zuschaltung von Teilnehmern für Fragen und Anregungen – all diese Funktionen können Sie und Ihre Teilnehmer ganz einfach ohne App nutzen.

Für welche Plattform Sie sich zur Umsetzung Ihrer virtuellen Hauptversammlung entscheiden, sollten Sie mit Bedacht wählen. Die IMS Event- und Video Plattform ist nicht nur intuitiv, sondern erfüllt dank ihrer DSGVO Konformität auch alle Sicherheitsrichtlinien. Zudem profitieren Sie mit InterMedia Solutions von 20-jähriger Erfahrung, weltweitem Zugriff und erstklassigem Support.

Kurz gesagt: Eine Eventplattform macht die Organisation und Durchführung Ihrer Hauptversammlung zum Kinderspiel.

Fazit: Mehr Teilnehmer, geringere Kosten und optimale Sicherheit für Ihre Hauptversammlung

Ihre Hauptversammlung digital abzuhalten hat viele Vorteile – sowohl für die Aktiengesellschaft, als auch für die Teilnehmer. Im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung sparen Sie bei der virtuellen Hauptversammlung die hohen Kosten für Catering, Raummiete, Reisekosten etc. Die positiven finanziellen Auswirkungen sind einer der wichtigsten Gründe, weshalb sich Unternehmen für die Digitalisierung entscheiden.

Ein weiterer Vorteil ist die Ortsunabhängigkeit. Dass Ihre Teilnehmer von überall auf der Welt an der Hauptversammlung teilnehmen können, führt zu höheren Teilnehmerzahlen – gerade bei großen Unternehmen ein wichtiger Faktor für die effektive Auswertung der Abstimmungen.

Digitale Event Plattformen erleichtern nicht nur die Organisation, sondern auch die Durchführung Ihrer Hauptversammlung. Um Datenschutz, Sicherheit und Rechtskonformität müssen Sie sich dabei keine Gedanken machen: wenn Sie Ihre Hauptversammlung mit der digitalen Event- und Video Plattform von IMS organisieren, sind alle Aspekte einer rechtskonformen Hauptversammlung abgedeckt.

So steht der Digitalisierung Ihrer Hauptversammlung nichts mehr im Weg!

Doch gerade für kleine und mittelständische Betriebe mit kleinem Budget ist es oft nicht einfach, die Kosten für Digitalisierungsmaßnahmen aufzubringen. Das hat nun auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz erkannt und es sich zur Aufgabe gemacht, die Digitalisierung des Mittelstands voranzutreiben. 

Aus diesem Grund gibt es nun eine Investitionsförderung für KMU vom Bundesministerium: “Digital Jetzt”. Wie auch Sie diese Förderung für Ihr Unternehmen nutzen können, erfahren Sie hier.

Was hat es mit der Förderung “Digital Jetzt” auf sich?

Wie bereits erwähnt, handelt es sich bei der Förderung “Digital Jetzt” um eine Investitionsförderung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz. Im Rahmen des Programms werden finanzielle Zuschüsse für kleine und mittlere Unternehmen bewilligt – das soll Firmen dazu motivieren, in ihre digitale Transformation und die ebenso wichtige Qualifizierung der Mitarbeitenden zu investieren.

Denn dass die digitale Transformation in der Geschäftswelt große Vorteile und nicht zuletzt wirtschaftliche Chancen bietet, ist unbestritten – und das fängt schon bei den Basics an. Vor allem die Möglichkeit, Seminare, Versammlungen und Meetings effizient und reibungslos digital organisieren und abwickeln zu können, ist heutzutage unverzichtbar.

Doch in Digitalisierung investieren zu können ist ein Privileg, das nicht allen Firmen zukommt – bis jetzt. Durch die finanziellen Zuschüsse für Digitalisierungsmaßnahmen und die Weiterbildung von Personal sorgt der Bund nun für tatkräftige Unterstützung von KMU. Das Förderbudget der “Digital Jetzt” Förderung ist mit 5 Millionen Euro pro Monat mehr als vorbildlich.

Gerade für Betriebe, die noch am Anfang stehen oder derzeit einfach kein Budget für Ausgaben außerhalb des Kerngeschäfts haben, eignet sich die “Digital Jetzt” Förderung daher bestens. Wenn es auch in Ihrem Unternehmen Verbesserungsbedarf in Sachen Digitalisierung gibt, sollten Sie die Chance unbedingt nutzen und sich für die finanzielle Unterstützung des Bundes bewerben. 

Wie genau das funktioniert und wofür Sie die Förderung nutzen können, erklären wir Ihnen in Kürze. Doch sehen wir uns zunächst an, welche Voraussetzungen Ihr Betrieb erfüllen muss, um für die Investitionsförderung in Frage zu kommen.

Was sind die Voraussetzungen für den Erhalt der Förderung?

Die “Digital Jetzt” Förderung kommt allen kleinen und mittelständischen Betrieben zu Gute – ganz unabhängig von ihrer Branche. Sogar Handwerksbetriebe und Unternehmen, die in freien Berufen tätig sind, haben Anspruch auf die finanzielle Unterstützung des Bundes.

Die einzigen Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, sind eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitenden und eine Niederlassung oder Betriebsstätte in Deutschland, in der die Maßnahmen durchgeführt werden. Wenn Ihr Betrieb mindestens drei und maximal 499 Beschäftigte hat, steht der Genehmigung Ihres Förderantrags nichts im Weg.

Natürlich wird die Förderung nur dann bewilligt, wenn Ihr Unternehmen auch ein konkretes Fördervorhaben plant. In Ihrem Antrag müssen daher einige Punkte enthalten sein, die dem Bundesministerium einen Überblick über Ihre Pläne geben. Bevor Sie den Antrag stellen, sollten Sie daher folgende Vorbereitungen treffen:

– Erstellen Sie einen Digitalisierungsplan, der auf Ihr Fördervorhaben abgestimmt ist
– Erläutern Sie Ihr Digitalisierungsvorhaben im Detail
– Beschreiben Sie den derzeitigen Stand der digitalen Transformation in Ihrem Unternehmen
– Erläutern Sie, welche Vorteile die Förderung hat und wie genau das Fördervorhaben zu Ihrem wirtschaftlichen Erfolg beiträgt
– Zeigen Sie die Ziele, die mit Ihrem Fördervorhaben erreicht werden sollen

Wichtig ist ebenfalls, dass Ihr Fördervorhaben zum Zeitpunkt der Bewilligung noch nicht begonnen hat. In der Regel haben Sie im Anschluss an den Erhalt der Förderung ein Jahr Zeit, um die geplanten Maßnahmen umzusetzen – wie genau Ihr Betrieb die Fördermittel verwendet hat, müssen Sie im Anschluss nachweisen.

Wie kann ich die Förderung für digitale Veranstaltungen nutzen?

Wenn Sie sich als Unternehmen – wie es zum Beispiel bei Handwerksbetrieben oft der Fall ist – noch nie mit dem Thema Digitalisierung befasst haben, sind Sie mit der Ideenfindung für Ihr Fördervorhaben vielleicht überfordert. 

Doch das muss nicht sein, denn es gibt so viele verschiedene Wege, wie Sie die “Digital Jetzt” Förderung für Ihren Betrieb nutzen können. Denn Digitalisierung bedeutet nicht unbedingt künstliche Intelligenz, Virtual Reality oder Big Data. 

Ein Bereich, in den es sich zu investieren lohnt, sind effiziente Lösungen für virtuelle Events, die in der Businesswelt immer wichtiger werden – ganz unabhängig von Ihrer Branche. Denn mit digitalen Event Plattformen wie der IMS Event- und Video Plattform können Sie alle erdenklichen Events digitalisieren und somit ortsunabhängig abhalten. Hier nur einige Beispiele für die Anwendung einer digitalen Event Plattform:

– Hauptversammlungen
– Betriebsversammlungen
– Meetings mit Kunden und Partnern
– Mitglieder- und Jahreshauptversammlung
– Wahlen/Abstimmungen
– Tagungen, Kongresse, Messen und Ausstellungen
– Firmenveranstaltungen
– Videoportale

Wie Sie sehen, sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Zudem eignet sich das IMS Videokonferenz Tool „IMS RealTime“ zur digitalen Ergänzung des Kerngeschäfts für diverse Branchen. Folgende Anwendungsfälle digitalisieren Sie mit “IMS RealTime” einfach und unkompliziert: 

– Seminare und Webinare
– Schulungen
– Expertenrunden
– Interviews
– Team-Meetings
– Lerngruppen
– digitale Schul-/Universitätsräume
– Patientenräume und digitale Praxis

So einfach bewerben Sie sich für die Förderung

Für die “Digital Jetzt” Investitionsförderung können Sie sich noch das ganze Jahr 2023 anmelden. So funktioniert’s:

1. Registrieren Sie sich im Förderportal des Bundes
2. Füllen Sie das Online Antragsformular gewissenhaft aus
3. Machen Sie detaillierte Angaben zu Ihrem Fördervorhaben und Ihrem Digitalisierungsplan
4. Reichen Sie den Förderantrag ein

Nun müssen Sie nur noch ein klein wenig Geduld haben, während Ihr Antrag geprüft wird. Die Bewilligung und Zuweisung des Förderbudgets geschieht jeweils am Ersten des Monats.

Fazit: Mit “Digital Jetzt” fördern Sie nicht nur den Fortschritt in Ihrem Unternehmen, sondern sparen auch bares Geld

Mit “Digital Jetzt” hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz eine Investitionsförderung ins Leben gerufen, die kleinen und mittelständischen Unternehmen eine wichtige finanzielle Unterstützung bei der Digitalisierung bietet. 

Selbst wenn Ihr Betrieb keine weitreichenden Digitalisierungsmaßnahmen plant, sollten Sie die Förderung auf keinen Fall außer Acht lassen. Denn dank der Förderung können Sie auch einfache und dennoch effektive Projekte umsetzen, wie zum Beispiel die Implementierung einer digitalen Event Plattform. 

So schlagen Sie mehrere Fliegen mit einer Klappe: Sie sparen Geld, steigern Ihre Außenwirkung und sorgen so für wirtschaftlichen Erfolg. Kurz gesagt: Die Förderung “Digital Jetzt” ist eine absolute Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen.