Hintergrund
Der Arbeitsmarkt ist mit Pflegefachkräften für die Altenpflege leergefegt. Dafür werden Pflege-Assistenzkräfte eingestellt, die ältere, kranke und pflegebedürftige Menschen im Alltag begleiten. Sie assistieren darüber hinaus Pflegefachkräften bei der medizinischen Behandlungspflege. Aufgrund fehlender personeller Ressourcen werden die klassischen, breit gefächerten Aufgaben einer Pflegefachkraft mit der Anleitung und Unterweisung an Pflege-Assistenzkräfte erweitert. Hier unterstützt das qoom Care VDAB QM-Handbuch als Kommunikations- und Informationsmedium. Für die Chefs bietet sich mit dem System die Transparenz für jeden Prozess innerhalb der Pflegeeinrichtung.

Statement H&S QM-Support (Karl-Heinz Schuster, Geschäftsführer):
„Mit dem qoom Care VDAB Qualitätsmanagement-Handbuch unterstützen wir die Pflegeeinrichtungen auf die heutigen Anforderungen. Dabei steht nicht nur die Dokumentation im Vordergrund, sondern ein modernes Kommunikations- und Informationstool als web- und cloudbasiertes System. Der Clou – das System ist neben dem Arbeitsplatz auch mit Tablet oder Smartphone nutzbar. Damit lassen sich Nachweise nicht nur schreiben, sondern in das System diktieren. Eine wesentliche Erleichterung für die Pflegefachkraft vor Ort.“

Web-/cloudbasiertes Managementsystem
Über ein web- und cloudbasiertes Managementsystem sind alle Funktionen von jedem Gerät aus zugänglich: Desktop, Notebook, Tablet, Smartphone. Jedes Microsoft Word® Dokument, Microsoft Excel® Tabelle, PDF´s oder Workflows lassen sich hochladen, im Browser bearbeiten und speichern. Das Beste daran – ein automatisches, integrierbares Freigabe- und Lenkungsmodul für alle Dokumente.

Qualitätsmanagement und viele Softwaretools
Neben den beschriebenen Dokumenten und Nachweisen für das Qualitätsmanagement in der Pflege stehen dem Anwender viele Softwaretools zur Verfügung. Eine effektive Aufgabenplanung und -verwaltung mit Überwachung des Fortschritts bis hin zur Verfolgung von Projekten lassen sich managen. Individuelle Erstellung und Verwaltung von elektronischen Checklisten-Formularen bieten Hilfe in der Praxis. Ein Meeting-Tool zur Planung und Dokumentation von Besprechungen ermöglicht die Transparenz. Prospektive und für jede Zielgruppe planbares Ausbildungs-, Seminar- und Unterweisungswesen festigt die Arbeit. Die Plattform zur zentralen Bearbeitung und Verfolgung von Beschwerden und Vorfällen erhöhen die Kundenzufriedenheit. Das Gerätemanagement mit Steuerung der Materialien des Verbrauchs und Funktionsprüfung via Unterschrift nach gesetzlichen Vorgaben (e-Check) sind mit im System. Ein gesetzlich geforderte Hinweisgeber-Lösung ist optional erhältlich.

Nutzen
Damit erzielen Sie mehr Effizienz, Transparenz und Akzeptanz für Ihr Qualitätsmanagement. Über die funktionale, aufgeräumte Benutzeroberfläche nehmen Sie die Informationen im Unternehmen auf, ordnen sie zu, verteilen und archivieren diese revisionssicher. Mit dem integrierten Freigabe- und Lenkungsprozess steuern Sie jedes Dokument, ohne endloses E-Mail Ping-Pong. Durch die Suchfunktion führen die Nutzer sekundenschnell zur gewünschten Information. Mit dem Softwaretool steuern sie nicht nur Ihre Prozesse und ihre Verbesserungen, sondern kontrollieren auch die Wirksamkeit der Maßnahmen. Durch diese dynamische und individuelle Reports führen Sie optimal ihre Mitarbeiter zu einem größeren Erfolg. Das spart Zeit und Kosten.
Weitere Management-Handbücher
Darüber hinaus bietet qoom care weit mehr als nur den Nachweis Ihrer Qualität. Die Anwender erhalten, durch den integrierbaren Ansatz von Managementsystemen, einen ganzheitlichen Blick und Perspektive auf gesetzlich und behördliche Anforderungen. Ressourcen werden gebündelt und Synergien genutzt. Beschriebene Management-Handbücher für Arbeits- und Gesundheitsschutz, Compliance in der Pflege, Datenschutz und Risikomanagement erhalten Sie als Option.

Vorteile
Die Vorteile der Pflegeeinrichtung liegt auf der Hand. Sie verfügen mit der qoom Care Lösung über ein integriertes, transparentes Managementsystem, indem Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche mit automatischer Dokumentationslenkung einsetzen. Die strukturierte Abläufe mit Zugriff auf elektronischen Formulare, abteilungsübergreifend und standortunabhängig, ermöglichen die Verwaltung und Archivierung Ihrer Vertragsdokumente. Alle Compliance-Aufgaben reduzieren Sie mit weniger Aufwand für die Organisation. Eine ganzheitliche Risikoüberwachung durch frühzeitige Identifikation, Analyse und Verknüpfung mit geplanten Maßnahmen bietet dynamische und aktuelle Reports.

Zielgruppe

Führungskräfte, wie Unternehmer, Geschäftsführer, Heimleitung, Mitarbeiter der Personalabteilung; Fachkräfte für Arbeitssicherheit; Pflegefachkräfte, Verantwortliche Pflegefachkraft (PDL)

Lehrgangsinhalt

Tag 1: Individuelles Gesundheitsempfinden

Tag 2: Gesundheitsmanagement im Kontext von Pflegeunternehmen

Weiterführende Informationen – Klicken Sie hier

Eventdatum: 04.05.21 – 05.05.21

Eventort: Online

Die Altenpflegerin, die Missstände in ihrem Heim öffentlich macht und dafür gekündigt wird, oder der Mitarbeiter, der fehlende Leistungsnachweise bei der Abrechnung entdeckt, den Behörden meldet und daraufhin aus dem Job gedrängt wird – das sind aktuelle Fälle von „Whistleblowern“. Sie decken Missstände auf und bringen Verbrechen wie Korruption, Verletzung der Menschenrechte oder Datenmissbrauch an die Öffentlichkeit. Dabei riskieren sie viel und waren bisher nicht ausreichend geschützt. Denn wer auf Missstände hinweist, musste mit Sanktionen rechnen oder um seinen Job bangen. Ein neues Hinweisgeber-Schutz-Gesetz soll das ändern.

Schutz für Whistleblower über deutsches und EU-Recht

Whistleblower sind in unserer Gesellschaft äußerst wichtig. Bisher wurden sie für ihr Handeln aber nicht ausreichend geschützt. Im Dezember 2019 hat sich die Europäische Union deshalb auf eine Whistleblower-Richtlinie geeinigt. Sie muss binnen zwei Jahren in nationales Recht umgesetzt werden.

H&S-Geschäftsführer Karl-Heinz Schuster: „Wer im Rahmen des Datenschutzes ein Datenleck meldet, wird durch die EU-Richtlinie geschützt. Deshalb ist es richtig, den Gesetzesentwurf gegen europäisches und deutsches Recht aufzubauen.“

Konkret heißt es in Paragraf 35 des Entwurfs: „Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien, also Vergeltungsmaßnahmen, sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.“ Dabei soll eine Beweislast gelten. Das heißt, der Arbeitgeber muss nachweisen, dass eine Kündigung nichts mit der Aufdeckung von Missständen zu tun hat.

Die Frist zur Umsetzung des Schutzgesetzes ist bereits festgesetzt. Ab 17. Dezember 2021 müssen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sowie Behörden ein Hinweisgebersystem installieren. Bis 2023 trifft diese Pflicht auch kleinere Unternehmen.

Internes Meldesystem hat für Unternehmen Priorität

Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass zwei Meldewege für Hinweisgeber eingerichtet werden. Diese Meldewege stehen gleichwertig nebeneinander und können frei gewählt werden. Dabei handelt es sich zum einen um einen internen Meldekanal, zum anderen um einen externen, welcher bei einer unabhängigen Stelle eingerichtet wird.

Findet der Whistleblower innerhalb des Unternehmens kein geeignetes Hinweisgebersystem, wird er sich also direkt an die Öffentlichkeit oder an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Eine schlechte Option für jeden Unternehmer. Schließlich möchte kein unternehmen aufkommende Missstände in der Presse, in sozialen Medien oder in Leak-Plattformen lesen.

Vielmehr hat eine interne Aufklärung der Vorfälle aus Sicht der Hinweisgeber und Unternehmer höchste Priorität. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen zeitnah ein geeignetes Hinweisgebersystem einrichten, welches rund um die Uhr für Informanten bereitsteht. Das können zum einen unparteiische Schiedspersonen sein, zum anderen elektronische Lösungen wie beispielsweise qoom care mit H&S Muster-Handbüchern.

Das System ermöglicht eine anonyme zeit- und ortsunabhängige Meldungsabgabe. Ein zuverlässiger Beleg bietet zudem Zertifizierungen und eine hohe Sicherheit. „Hinweisgebersysteme, eingebettet in ein gelebtes Compliance-Management-System, minimieren Haftungsrisiken und tragen nachhaltig zum Unternehmenserfolg bei“, ergänzt Karl-Heinz Schuster dazu. Sein Unternehmen H&S QM-Support bietet deshalb passend dazu Beratung, Trainings und Bildungsmaßnahmen an.

Was ist ein Compliance Management System?

Ein Compliance Management System (CMS) ist ein Zusammenspiel von Prozessen, mit denen sichergestellt wird, dass ein Unternehmen alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Verhaltensregeln einhält. Aufgrund der sich ständig ändernden Gesetze und Vorschriften wie z. B. das in Kürze zu verabschiedende Hinweisgebergesetz, ist es unerlässlich, sich kontinuierlich über die geltenden Vorschriften auf dem Laufenden zu halten. Als Unternehmer profitieren Sie von einem effektivem CMS und ermöglicht Ihnen, die relevanten Vorgaben zu ermitteln, sicherzustellen und die Einhaltung zu überwachen und zu optimieren.

Warum ein Compliance Managementsystem (CMS) einführen?

Wachsende Regelungsdichte, neue Haftungsfragen für Führungskräfte, Reputationskrisen und die damit verbundenen Skandale sensibilisieren Unternehmen  stärker für Compliance. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Behörden und die Unternehmer selbst erwarten, dass alle Regelkonform arbeiten. Ein Compliance-Managementsystem (CMS) reduziert Haftungsrisiken und schafft Vertrauen. Es bringt Vorteile bei der Auftragsvergabe und verbessert das Image.

Welches System soll eingeführt werden?

Im Jahr 2014 wurde die Norm ISO 19600 für die Einführung und Umsetzung eines Compliance Management Systeme (CMS) veröffentlicht. Die ISO 19600 war nur als empfehlende Norm konzipiert (Level-B-Norm) und damit zunächst nicht unmittelbar zertifizierbar. Die Unternehmen forderten eine international anerkannte Norm, um die Effektivität ihres CMS unter Beweis stellen zu können. Diese Anforderung erfüllt nun die DIN ISO 37301 (Level-A-Norm) und ersetzt die bisherige ISO 19600. Dadurch haben Unternehmen künftig die Möglichkeit, durch eine Zertifizierung die Umsetzung eines wirksamen Compliance Management Systems nachweisen zu können.

Die neue ISO 37301 unterscheidet sich inhaltlich nur geringfügig von der bisherigen ISO 19600. Sie definiert die Anforderungen an den Aufbau, die Umsetzung und die Prozesse für Konzept, Umsetzung und Wirksamkeitskontrolle eines Compliance Management Systems (CMS). Wenn Sie sich also im Unternehmen bislang an der ISO 19600 orientiert haben, sind Sie auf dem richtigen Wege, da auch die ISO 37301 konzeptionell die gleiche Richtung verfolgt.

Mit den Vorlagen und Formularen des H&S Muster-Handbuches „Compliance Management System“ können Sie die Mindestanforderungen an ein ISO 37301 gerechtes CMS abdecken. 

Welche Vorteile mit einer Zertifizierung ergeben sich für Unternehmen?

Kunden informieren sich präzise über die Branche und Ihr Unternehmen. Gerade in der Pflegebranche berichten Medien über skurrile Vorgänge wie Abrechnungsbetrug und vernachlässigte Heimbewohner. Es sind Ausnahmen, schwarze Schafe der Branche, aber wie nachweisen, dass Sie es nicht sind? Prüfbehörden kommen jährlich zum auditieren und Großkunden auditieren Geschäftspartner, um die Wirksamkeit der Prozesse zu bewerten. Durch die Zertifizierung nach ISO 37301 kann das Vertrauen erheblich gestärkt werden. Gegenüber (Groß)-Kunden, Behörden und der Branche können Sie belegen, dass ein angemessenes CMS vorhanden ist und gelebt wird. Wir als Bildungsträger beteiligen uns an größeren Ausschreibungsverfahren und rechnen heute fest damit, daß eine solche Zertifizierung künftig ein Ausschreibungskriterium darstellt. Im Rahmen des kommenden Hinweisgebergesetzes oder ein Verfahren gegen das Unternehmen nach §§ 30, 130 OWiG wegen Verdachts auf mangelhafte Sorgfalt, kann eine solche Zertifizierung als Beleg für die Einhaltung der unternehmerischen Sorgfaltspflichten dienen.

Die H&S QM-Support hat mit qoom care und qoom book ein integriertes Managementsystem auf eine Browser-basierte Anwendung entwickelt. Darin werden die Anforderungen nach der Qualitätsprüfungs-Richtlinie (QPR), der DIN EN ISO 9001, der TQM-Norm DIN EN ISO 9004 im Rahmen des VDAB QM-Handbuches umgesetzt. Dazu ergänzend können cloud-basierte Managementsysteme zum Arbeitsschutz analog DIN ISO 45001, zum Datenschutz analog DSGVO, BDSG, TMG, TKG u. a. und zum Compliance Management analog DIN ISO 37301 erworben werden. Besuchen Sie uns einfach auf unserer Internetseite oder kontaktieren Sie uns.  

Fehlerkosten

Fehler passieren und die Kosten zur Behebung dieser Fehler sind Fehlerkosten. Wer den Fehler susführte, spielt keine Rolle. Keine Schuldzuweisung an den Mitarbeiter. Sie möchten den Prozess optimieren, damit der Fehler nicht erneut vorkommt. Die Ursachen sind unterschiedlich. Durch ein gut organisiertes Qualitätsmanagement können Fehler vermieden werden. Eine Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) ist ein Vorbeuge-Werkzeug. Die Risikofaktoren des Auftretens, der Bedeutung und Entdeckbarkeit von möglichen Fehlern werden im Qualitätszirkel erarbeitet. Es gilt: Risikomanagement statt Krisenmanagement. Eine Anpassung der Kostenrechnung im Hinblick auf die Erfassung von Fehlerkosten ist notwendig.

Karl-Heinz Schuster, Leadauditor verschiedener Managementsysteme: "Wenn Fehler auftreten, beseitigen Sie nicht nur die unmittelbar erkennbaren Ursachen, sondern betreiben vielmehr eine Art Grundlagenforschung. Im Qualitätszirkel wird zur Problemanalyse das Ursachen-Wirkungs-Diagramm (Ishikawa-Diagramm) eingesetzt. Fragen Sie sich, warum etwas falsch gemacht wurde und wie Sie künftig den Fehler vorbeugen. In der Abfolge des Prozesses werden diese Maßnahmen eingebaut."

Prüfkosten

Prüfkosten sind Kosten, die bei der Prüfung von Produkten und Leistungen entstehen, um einen definierten Qualitätsstandard zu erreichen. 

Fehlerverhütungskosten

Bei der Betrachtung der Kosten zur Fehlerverhütung werden die Kosten für die Maßnahmen zur Einsparungen gegenübergestellt. Es kommt gleichzeitig zu einer gezielten Bewertung von Projekten für Verbesserungen. Fehlerverhütungskosten sind Kosten, die zur Vermeidung von Fehlern oder anderen vorbeugenden Maßnahmen im Rahmen der Qualitätssicherung aufgewendet werden.

Messgrößen und Kennzahlen

Qualitätskosten ist der Überbegriff für Fehlerkosten, Prüfkosten und Fehlerverhüttungskosten. Diese Qualitätskennzahlen liefern dem Management Finanz- und Leistungskennzahlen und somit Informationen zur Entscheidungsfindung. Sie sind zeitnah, flexibel und ereignisnah zu erheben und sollten jederzeit zur Verfügung stehen. Damit reagieren Sie auf Veränderungen in dynamischen Märkten. 

Die Portfolio-Analyse dient als Entscheidungshilfe, um im Qualitätszirkel die Bedeutung, Realisierbarkeit und Finanzierbarkeit der Veränderungen zu bewerten. Wichtig ist, dass die von verschiedenen Abteilungen oder Niederlassungen gelieferten Kennzahlen vergleichbar sind, damit Qualitätsaussagen nicht unterschiedlich interpretiert werden. Als Hilfsmittel dienen Statistiken wie beispielsweise zur Auswertung von Reklamationen oder zur Ermittlung von Fehlerquoten. 

Die Aufgabe des Controllings besteht darin, die Kennzahlen exakt zu definieren, die Informationen zu filtern und bereitzustellen. Aus den verdichteten Informationen gewinnen Sie Kennzahlen. Im Rahmen von Kennzahlensystemen verwalten, analysieren und bereiten Sie die Kennzahlen für die Belegschaft grafisch auf.

Abhängigkeit von Kennzahlen

Die Definition und die Art der Kennzahlen hängen stark von der Branche, dem Produkt oder einer zu erbringenden Leistung ab. Das Unternehmen steuern Sie über die Erkenntnisse aus Kennzahlensysteme für die Zukunft, der Vergangenheit und der Gegenwart. Das zukunftsorientierte, strategische Kennzahlensystem gewinnen Sie über die Anwendung der Balanced Scorecard. Das vergangenheitsorientierte Kennzahlensystem über die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen. Das gegenwartsorientierte Kennzahlensystem über die Prozesskennzahlen analog Prozesslandkarte. Mit Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit erhalten Sie allgemein gültige Qualitätskennzahlen wie Anteil Stammkunden oder Fluktuation von Mitarbeitern.

Die H&S QM-Support unterstützt Sie im Aufbau und in der Implementierung dieser beschriebenen Kennzahlensysteme. Kontaktieren Sie uns für ein kostenlosen Termin, wir freuen uns auf Sie!