Verbesserungen lassen auf sich warten  

Oft führt ein Unternehmen agile Methoden ein, aber erwartete Effekte wie schnellere Entwicklungszeiten und Verkürzung der Time to Market bleiben aus. Es zeigt sich, dass das Praktizierte kein echtes Scrum ist. Zwar werden Anforderungen erfüllt, doch das Team entfernt sich zunehmend vom agilen Prozess. Einige Beispiele:  

• Missbrauch von Daily-Meetings als Statusmeetings  

• Sprints erstrecken sich über drei Monate  

• Sprints werden mit vorgegebenem Inhalt geplant  

• Das Entwicklungsteam nickt immer nur ab  

So stellen sich die positiven Effekte nicht ein. – Ein typischer Fall von Fake Agile.   ‍

Fake Agile, denn sie wissen es nicht besser   

Es gibt Teams, die Agilität bewusst falsch anwenden und eine nicht-agile Vorgehensweise verfolgen, oft um versteckte Agenden durchzusetzen. Ein häufiges Problem ist, dass man sich nicht auf notwendige Veränderungen einlassen will und versucht, so viel wie möglich beim Alten zu bleiben. Dieses Problem kann sowohl im Management als auch im Team auftreten.  

Extreme Kommerzialisierung der Agilität   

Organisationen wie Scrum.org und die Scrum Alliance bieten Zertifikate und Workshops an und profitieren von diesem Geschäftsmodell. Agilität wird oft als Allheilmittel dargestellt. Wenn dies aber nicht hilft, liegt die Ursache möglicherweise im mangelnden Engagement oder es werden doch noch weitere Zertifikate benötigt. Ist das alles notwendig?  ‍

Ein Weg aus dem Dilemma   

Bringt Agilität keine Verbesserung, sollte man zunächst die Ursachen ermitteln. Ein externer agiler Coach kann dabei helfen, da er weniger „betriebsblind“ ist. Langfristig sollte dann ein interner Kollege für die korrekte Umsetzung von Agilität verantwortlich sein. So vermeiden Sie, dass für die Agilität im Unternehmen weiterhin großer Aufwand betrieben wird und dieser ohne Nutzen verpufft.

Wenn Sie ähnliche Erfahrungen gemacht haben und dazu mehr erfahren wollen, nehmen Sie gerne Kontakt zu evodion auf.   

Auf Ihre Kontaktaufnahme freut sich:

Myriam D. R. Zobiak
Tel: +49 40 2 714 340 90
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Es wurde deutlich, dass die Unternehmen zunehmend in adaptierbare Systemlandschaften investieren und beschleunigt innovative IT-Lösungen einführen und testen, um den aktuellen Marktanforderungen gerecht zu werden. 

Ein Panel betrachtete den Güterschienenverkehr mit den Schwerpunkten Transparenz und Marktverfügbarkeit. Hier wurde das hohe Optimierungspotenzial in der Bahn-Infrastruktur aufgezeigt. Die Verbesserung von Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit wurde als Voraussetzung dargestellt, um den Schienenverkehr gegenüber Lkw-Transporten wettbewerbsfähiger zu machen. 

Spannend waren die aktuellen AI-Trends. Hier wurde gezeigt, wie AI als Schlüsseltechnologie für ökologische, ökonomische sowie kooperative Mobilität und Logistik global eingesetzt wird. 

Ein weiterer interessanter Schwerpunkt: Die internationale Sicht auf humanoide Robotik und Firmen, die erste produktive Anwendungen zeigten. Die Praxisbeispiele waren atemberaubend und es war beeindruckend zu sehen, was schon jetzt in der Praxis umgesetzt wurde. 

Die diesjährige Supply Chain CX hat einmal mehr gezeigt, wie wichtig es ist, den Dialog in der Branche fortzusetzen und die Transformation der Logistik voranzutreiben. 

Vielen Dank für die interessanten Gespräche, die professionelle Organisation und die zukunftsrelevanten Themen.

Marcus M. beobachtet die Entwicklungen seines Unternehmens seit Einführung der E-Rechnung mit Zufriedenheit. Im Januar 2024 hatte er ein interdisziplinäres Projektteam gebildet, bestehend aus Mitgliedern der IT-, Finanz- und Vertriebsabteilung. Ziel war es, zusammen mit dem neu gewonnenen IT-Dienstleister, eine klare Strategie für die Implementierung der E-Rechnung zu entwickeln. In mehreren Workshops wurden die Anforderungen an das System definiert, rechtliche Rahmenbedingungen geprüft und geeignete Softwarelösungen evaluiert. Unter den gegebenen Voraussetzungen fiel die Wahl auf eine Software-Bibliothek, die sich nahtlos in die bestehende Software einbinden ließ und bei der Erzeugung von E-Rechnungen eine signifikante Rolle spielt. Der Dienstleister hatte eine Lösung entwickelt, bei der für jeden Kunden individuell konfiguriert werden kann, ob und mit welchen Attributen eine E-Rechnung versendet wird. Das Resultat ist ein hybrides Rechnungsformat.

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit dem modifizierten System vertraut sind, wurden die Mitarbeiter geschult, in welchem die Mitarbeiter nicht nur mit der neuen Erweiterung vertraut gemacht wurden, sondern auch über die Vorteile der E-Rechnung informiert wurden. Beispielsweise die automatisierte maschinelle Verarbeitung mit geringeren Fehlerquoten. Darüber hinaus wurde eine Kommunikationskampagne gestartet, um das Bewusstsein für das Projekt zu schärfen, Akzeptanz zu schaffen und auch bei den Kunden dafür zu werben. Denn in Zukunft sollen möglichst viele Rechnungsempfänger auf das E-Rechnungsformat umgestellt werden.

Dann, der große Schritt: Die technische Implementierung im April 2024. Das IT-Team arbeitete eng mit dem IT-Dienstleister zusammen, um sicherzustellen, dass alle Schnittstellen korrekt eingerichtet wurden. Parallel dazu wurde ein Testlauf mit ausgewählten Geschäftspartnern durchgeführt. Dieser ermöglichte die frühzeitige Identifikation von Problemen und erforderlichen Anpassungen. Die Haupterkenntnis war, dass trotz des Standards viele Unterschiede in der inhaltlichen Ausprägung der Felder von E-Rechnungen bei den einzelnen Geschäftspartnern bestehen. Dies erforderte ausgeklügelte, individuelle Konfigurationsmöglichkeiten für maßgeschneiderte E-Rechnungen.

Am 1. Juli 2024 ging das E-Rechnungssystem offiziell live. Die ersten Monate nach dem Go-Live waren geprägt von intensiver Überwachung und Unterstützung durch das Projektteam und den externen IT-Dienstleister. Aber Dank der vorherigen Tests verlief der Übergang reibungslos; die Rückmeldungen von Mitarbeitern und Geschäftspartnern waren durchweg positiv.  Der IT- Dienstleister hatte auch seine Geschäftspartner zu einer geeigneten Softwarelösung beraten und diese dort integriert. Zwar sieht der Lösungskern dort anders aus aber nun können auch sie die E-Rechnungen empfangen und maschinell weiterverarbeiten.

Nun ist es Zeit für Marcus M. und sein Team eine Zwischenbilanz zu ziehen. Anna, aus der Kreditorenbuchhaltung eines Schlüsselkunden, weiß zu berichten: „Ich kann es kaum glauben. Wo ich früher Stunden damit verbracht hatte, Rechnungen manuell zu prüfen und abzuheften, erledigt nun ein automatisiertes System den größten Teil dieser Aufgaben in Minuten.“  Auch für Tom, den IT-Leiter, brachte die Umstellung neue Herausforderungen – aber auch Chancen. Er hatte das Projekt von Anfang an begleitet und ist stolz darauf, wie reibungslos alles verlief: „Die Integration der E-Rechnungssoftware mit dem bestehenden ERP-System war eine Herausforderung, welche ich aber mit Unterstützung durch den IT-Dienstleister, gemeistert habe.“ Tom weiß jedoch auch um die Bedeutung der Datensicherheit und sorgt dafür, dass alle sensiblen Informationen auch in Zukunft durch modernste Verschlüsselungstechniken geschützt sind. Lisa, die Nachhaltigkeitsbeauftragte des Unternehmens ist begeistert von den positiven Auswirkungen auf die Umweltbilanz. „Wir haben unseren Papierverbrauch um 80 % reduziert“, verkündet sie strahlend. Doch nicht nur intern spürt man die positiven Veränderungen. Auch die Geschäftspartner sind inzwischen beeindruckt von der neuen Effizienz. Lieferanten erhalten ihre Zahlungen schneller und Kunden schätzen die transparente Kommunikation durch digitale Rechnungen und Belege.

Marcus M. fasst zusammen: „Es beginnt ein neues Kapitel für uns alle, geprägt von Innovation, Nachhaltigkeit.“

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit evodion auf.

Es ist höchste Zeit für die Einführung der E-Rechnung. Lassen Sie uns miteinander reden. Die Komplexität und Vielschichtigkeit der Themen sowie die Terminsituation erfordern zeitnah Überblick über die fachlichen Anforderungen und technischen Voraussetzungen zu bekommen. Gehen Sie auch die Umsetzung gemeinsam mit unseren IT- Consultants und Software-Entwicklern an. So bekommen Sie Ihre maßgeschneiderte Lösung.

Auf Ihre Kontaktaufnahme freut sich:

Myriam D. R. Zobiak

Tel: +49 40 2 714 340 90

myriam.zobiak@evodion.de

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Der Duft von frisch gebrühtem Kaffee und Franzbrötchen liegt in der Luft und Marcus M. freut sich mal wieder auf das Abteilungsfrühstück. Bevor er den neuen Dienstleister hatte, war das nicht drin, denn er musste sich gleich morgens auf das Thema E-Rechnung fokussieren.

Ja sicher, die Bestandsaufnahme der Digitalisierung in seinem Unternehmen ist abgeschlossen. Die Bedürfnisse und Anforderungen der Fachabteilungen bezüglich der Ausgangsrechnung, Eingangsrechnungen und der Zusammenarbeit mit Finanzbehörden, Kunden und Lieferanten liegen ihm nun vor. Eine vom Zeitaufwand her nicht zu unterschätzende Phase im Projekt die er auch nur dank der Unterstützung durch den IT-Dienstleister gemeistert hat. Er ist sichtlich beeindruckt von der erforderlichen Zusammenarbeit zwischen seinen Abteilungen, die nötig ist um die reibungslose Einführung der E-Rechnung zu gewährleisten und alle Vorteile der Digitalisierung optimal nutzen zu können.

Da ist die Buchhaltung/Finanzabteilung, welche direkt für die Verarbeitung und Verwaltung von Rechnungen zuständig ist.

Der Einkauf der sicherstellt, dass die Bestellungen mit den entsprechenden E-Rechnungen übereinstimmen und dass die Lieferanten bereit sind, E-Rechnungen zu akzeptieren.

Die IT-Abteilung, welche bei der Implementierung der notwendigen Softwarelösungen und Schnittstellen für die Verarbeitung von E-Rechnungen die Hauptrolle spielt.

Die Rechtsabteilung, welche sicherstellt, dass die Verwendung von E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entspricht, natürlich inkl. Datenschutz.

Der Vertrieb und Customer Service, welche die Kundschaft über die neuen Prozesse informieren und Fragen beantworten.

Das Controlling, welches Zugang zu den Daten aus den E-Rechnungen für Analysen und Berichterstattung benötigt um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen.

Am Nachmittag sitzt er dann im Meeting mit dem neuen IT-Dienstleister zusammen und bespricht technische und prozessuale Voraussetzungen für die Einführung. Die Prüfung der  bestehenden Softwareumgebung bezüglich der Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat haben mittlerweile ergeben, dass die Umstellung mit entsprechenden Anpassungen möglich ist.  Ein Thema, welches sich in der späteren Umsetzung als nicht ganz trivial erweisen kann. Denn beispielsweise als Versender von E-Rechnungen muss sich sein Unternehmen an kundenspezifischen Rechnungssystem orientieren: Wie müssen die E-Rechnungen befüllt sein, damit ihre Rechnungssysteme diese korrekt und vollumfänglich verarbeiten können?  

Marcus M. ist immer noch nicht wirklich sicher, dass die aktuell verwendete Buchhaltungs-Software für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen geeignet ist. Der Dienstleister meint: „Mit smarten Tools geht das einfacher als gedacht!“ Marcus M. ist klar, dass seine IT-Abteilung bereits am Limit arbeitet und befürchtet, dass es an Ressourcen mangelt, um das vorhandene ERP-System um Schnittstellen oder Add-ons zu ergänzen. Doch der Dienstleister lächelt gelassen: „Ready-to-run-Lösungen sind schnell implementiert!“ Marcus M. äußert, dass die geplante Lösung zwar alle Anforderungen erfüllt, aber nicht zu den Prozessen im Unternehmen passen könnte. Sein Dienstleister darauf: „Ja , aber oft helfen einfache Anpassungen dabei, smarte Prozesse anzuschieben!“ Dann plötzlich doch noch ein Gedanke: „Werden sich die Mitarbeitenden mit einer neuen Lösung schwertun?“ Der Dienstleister beschwichtigt: „Schauen Sie, tatsächlich wird durch die E-Rechnung doch vieles wesentlich einfacher als vorher und das kann durch learning by doing oder aber eine individuelle Mitarbeiterschulung vertieft werden “

Nach diesem intensiven Austausch beginnt Marcus M. zu begreifen, dass nicht viel fehlt, um das Thema E-Rechnung in sichere Bahnen zu lenken. Er atmet auf: „Wir haben eine realistische Chance um dieses Thema sicher und termingerecht umzusetzen.“

Lesen Sie in Teil 3, wie Marcus M. die erfolgreiche Implementierung und den Probebetrieb der E-Rechnung erlebt.

Lassen Sie uns jetzt miteinander reden, denn es ist höchste Zeit, Ihren IT- Partner zu finden. Die Komplexität und Vielschichtigkeit der Themen sowie die Terminsituation erfordern zeitnah den Überblick über die  fachlichen Anforderungen und technischen Voraussetzungen für die Einführung der E-Rechnung zu bekommen. Gehen Sie auch deren Umsetzung gemeinsam mit unseren IT- Consultants und Software-Entwickler an, um Ihre maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln.

Nach der Begrüßung durch die Geschäftsleitung wurde drei Kollegen für ihre zwanzigjährige Zusammenarbeit gedankt. Zum Zeichen der Wertschätzung in unserem Team erhielt jeder „Jubilar“ ein individuell gestaltetes Hoody. Ein Teil des Teams probierte im Anschluss die verschiedenen Ebenen des Klettergartens aus, ein anderer Teil konnte beim Cross-Golf sein Können unter Beweis stellen. In jedem Fall waren Geschicklichkeit, Kraft und Augenmaß entscheidend. Nach mehr als zwei Stunden voller spannender Aktivitäten trafen wir uns am Grillbuffet mit köstlichen und originellen Leckereien. Der Abend fand seinen Abschluss am Lagerfeuer, wo wir Marshmallows am Spieß rösteten. Alle genossen die entspannte Stimmung, das tolle Wetter und die interessanten Gespräche. Dieses Sommerfest wird uns allen lange in angenehmer Erinnerung bleiben!

Eine Stunde später ist er in der Firma und entschlossen, das Thema jetzt anzugehen. Er vereinbart einen Termin mit allen verantwortlichen Mitarbeitern. Der IT-Leiter erklärt: „Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Dokument, das uns helfen wird, unsere Prozesse zu automatisieren und Fehler zu reduzieren. Vereinfacht ausgedrückt ist dies ein besonderer XML-Datensatz. In Deutschland erfüllen die Anforderungen unter anderem der XStandard oder das ZUGFeRD-Format.“  Die anderen hören zu, aber viele verstehen erstmal nur "Bahnhof".

Frau Schmidt aus der Buchhaltung erklärt dann, dass diese Veränderung nicht nur eine Pflicht, sondern auch die Chance ist, das Unternehmen mit optimierten Rechnungsprozessen effizienter zu gestalten.  „Wir sind ja nicht allein”, sagt sie, „alle Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten oder an Ausschreibungen teilnehmen, arbeiten seit 2020 schon damit.“  Das Team ist sich einig, dass sie diese Herausforderung nur gemeinsam meistern können und das Unternehmen in die Lage versetzen, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und versenden zu können. Man vereinbart weitere zeitnahe Meetings mit diesen Themen:

– Bestandsaufnahme des Standes der Digitalisierung

– Technische und prozessuale Voraussetzungen

– Prüfung der bestehenden Softwareumgebung bezgl. der Verarbeitung von E-Rechnungsformaten

Zum Schluss erstellt das Team einen Zeitplan und beschließt sich bis zum nächsten Termin nach einem kompetenten IT-Partner umzuschauen, um mit diesem gemeinsam die E-Rechnung im Unternehmen einzuführen. Denn es war jedem einzelnen klar geworden, dass es nicht ganz einfach werden würde, die kommenden Herausforderungen zu meistern und in eine Chance zu verwandeln.

So viel für heute. Erfahren Sie in der nächsten Folge, wie Marcus L. und sein Team die rechtzeitige und sichere Umstellung auf E-Rechnungen angehen.

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Das evodion-Team begleitet Sie bei der Einführung der E-Rechnung durch alle Phasen des Prozesses.  Von der Analyse und Beratung zu Ihren bestehenden Prozessen und Systemen über individuelle Konzepterstellung und nachvollziehbare Dokumentation bis hin zur Implementierung und Integration in bestehende Systeme.

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