dormakaba, ein weltweit führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen rund um die Sicherheit und den Zugang zu Räumen und Gebäuden, hat sich im Juni 2023 im Rahmen einer Ausschreibung für die Zusammenarbeit mit dem MICE-Dienstleister meetingmasters.de entschieden.

Ausgangssituation

Die für die Beschaffung von Veranstaltungsleistungen zuständigen Einkäufer bei dormakaba in Deutschland und der Schweiz waren auf der Suche nach einem Service-Provider, der den gesamten purchase-to-pay-Prozess von der Suche über die Anfrage, Nachverhandlung und Buchung bis hin zur Zahlungsabwicklung übernimmt. Bis dahin wurde der dezentral organisierte Veranstaltungseinkauf manuell durchgeführt: von der zeitintensiven Internetrecherche und manuellen Aufbereitung der Angebote über die individuelle Vertragsgestaltung mit den Locations bis hin zur Zahlungsabwicklung und Anlage jeder gebuchten Location als Kreditor. 

Zielsetzung

Der Fokus der Ausschreibung lag auf einer Kombination aus persönlichem Service und einem professionellem MICE-Einkaufstool mit dem Ziel, den Einkaufsprozess ganzheitlich zu verschlanken. Mit der Einführung einer neuen Verfahrensweise mit Unterstützung eines externen Service-Providers sollten Prozesskosten eingespart, mehr Transparenz der MICE-Ausgaben erlangt werden sowie zu einer Entlastung im Zahlungsmanagement führen.

Ein wesentliches Kriterium für die Auswahl des Dienstleisters war die Entlastung im Zahlungsmanagement: Die Kreditorenbuchhaltung sollte effizienter aufgestellt werden.

Roll-out

Nach dem Zuschlag wurde der Corporate Account mit allen kundenspezifischen Einstellungen im MICE-Tool moreDirect angelegt.

Die Meetingplaner von dormakaba können das MICE-Tool für den Einkauf ihrer Tagungslocations selbst nutzen – ohne Unterstützung der Support Angels – oder sie übergeben den kompletten Prozess an ihren persönlichen Support bei meetingmasters.de. Um die Meetingplaner mit dem Tool und den Services vertraut zu machen, wurden in der Einführungsphase Schulungen in deutscher und englischer Sprache für den Roll-out in Deutschland, der Schweiz und Großbritannien von dem für dormakaba zuständigen Support Angel Nicole Mann durchgeführt. Der gesamte Roll-out-Prozess wurde von einem regelmäßigen partnerschaftlichen Austausch zwischen den Einkäufern von dormakaba und der Projektleitung bei meetingmasters.de begleitet.

Fazit: Prozessoptimierung durch Outsourcing

Die Implementierung eines MICE-Tools bietet großes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung in der Veranstaltungsplanung. Der Erfolg hängt jedoch maßgeblich von einer durchdachten Einführung ab, die sowohl den technischen Roll-out als auch die Schulung der Mitarbeiter umfasst. Durch eine sorgfältige Planung, eine stufenweise Implementierung und kontinuierliche Optimierung lässt sich sicherstellen, dass das Tool langfristig zu einem wertvollen Instrument für das Unternehmen wird.

Durch die Unterstützung der Account Manager mit dem MICE-Tool moreDirect werden die Meetingplaner von dormakaba spürbar entlastet. Mit der Übertragung des Zahlungsmanagements auf meetingmasters.de systematisiert dormakaba die Rechnungsabwicklung im Veranstaltungsmanagement, bündelt sämtliche Zahlungsströme, profitiert von der Liquiditätsbrücke und kann somit den Zahlungsvorgang vereinfachen. Zudem entfällt die zeitraubende Lieferantenprüfung und -anlage. Das führt zu einer deutlichen Senkung der internen Prozesskosten.

Damit gehört meetingmasters.de zu den besten 5% der in den vergangenen zwölf Monaten untersuchten Unternehmen. Die positive Beurteilung des unabhängigen Rankings zeigt, wie engagiert das Unternehmen Nachhaltigkeitsthemen verfolgt und damit seiner Verpflichtung gegenüber Umwelt und Gesellschaft nachkommt.

Die EcoVadis-Methodik untersucht 21 Kriterien der Nachhaltigkeit zu den Themen Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung. Dabei werden nicht alle Kriterien für jedes Unternehmen aktiviert, weil der Fragebogen individuell je nach Branche, Unternehmensgröße und -standort angepasst wird. Die Kriterien beruhen auf internationalen Nachhaltigkeitsstandards wie der Global Reporting Initiative, dem Global Compact der Vereinten Nationen sowie der ISO-Norm 26000 und werden anhand von eingeführten Richtlinien, bereits ergriffenen Maßnahmen und Berichten zu KPIs beurteilt.

Das Rating für meetingmasters.de umfasst die drei Themenbereiche Umwelt (betriebliche Faktoren wie z.B. Energieverbrauch, Abfallmanagement und Produktverwaltung), Arbeits- und Menschenrechte (umfasst interne Personalangelegenheiten wie z.B. Arbeitsbedingungen, Karrieremanagement und Menschenrechtsfragen wie z.B. Diskriminierung) sowie Ethik (Korruption und Bestechung, verantwortungsvolles Informationsmanagement).

In den Bereichen Umwelt sowie Arbeits- und Menschenrechte wird meetingmasters.de eine „fortgeschrittene“ Nachhaltigkeitsleistung bescheinigt. Im Bereich Ethik wird sie sogar als „hervorragend“ bewertet.

Die EcoVadis Bewertungsmethodik erlaubt außerdem den Vergleich der eigenen Nachhaltigkeitsleistung mit denen der Branche. Hier gehört meetingmasters.de zu den oberen 2% der beurteilten Unternehmen.

Nachhaltigkeit hat einen hohen Stellenwert im Unternehmen und ist schon lange Teil der Unternehmensstrategie. Für Geschäftsführung und Team bedeutet die externe Würdigung demnach Belohnung und Motivation zugleich. „Sowohl mein unternehmerisches als auch mein privates Handeln ist seit jeher von einer nachhaltigen Denkweise getragen. Daher entspricht es meiner tiefen Überzeugung, Verantwortung gegenüber der Gesellschaft und der Umwelt zu übernehmen. Die positive externe Bewertung durch EcoVadis zeigt, dass unser nachhaltiges Engagement kein Lippenbekenntnis ist, sondern dass wir konkrete Maßnahmen erfolgreich umsetzen“, erklärt Christoph Schwind, geschäftsführender Inhaber von meetingmasters.de.