Datenschutz in der Kommunalverwaltung ist anders; anders als in der Privatwirtschaft. Die Beschäftigten in der Kommunalverwaltung müssen daher auch speziell in Bezug auf den Datenschutz geschult werden. Ziel muss es sein, das Vertrauen der Bürger/innen durch einen sorgsamen Umgang mit ihren personenbezogenen Daten in die Kommunalverwaltung zu wahren. Denn einfach mal ebenso dürfen die Daten der Bürger/innen nicht an den/die Kollegen/in oder an andere Ämter weitergegeben werden.

Der Awareness-Kurs "Datenschutz in der Kommunalverwaltung" ist daher explizit auf die Beschäftigten in der Kommunalverwaltung zugeschnitten, die mit personenbezogenen Daten der Bürger/innen arbeiten. Gleich zu Beginn unseres Kurses werden die Beschäftigten vor die Frage gestellt, wie sie auf eine Anfrage eines/r Kollegen/in reagieren würden. Dieses Praxisbeispiel zieht sich wie ein roter Faden durch den neuen Kurs. Die Beschäftigten erlernen anhand von diesem und noch weiteren Beispielen, warum Datenschutz in der Kommunalverwaltung so wichtig ist, welche Gesetze sie beachten müssen (z. B. Abgrenzung DS-GVO/JI-Richtlinie, Fachgesetze, Landesdatenschutzgesetze) und wie essenziell die Grundsätze der DS-GVO auch für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der Anwendung der Fachgesetze sind. Des Weiteren wird den Beschäftigten vermittelt, wie sie sich in bestimmten Situationen datenschutzkonform verhalten sollten, z. B. bei Anfragen von den Betroffenen, der Kollegschaft oder der Justiz und Polizei. Insbesondere die Praxisbeispiele werden durch Animationen dargestellt, sodass die Beschäftigten sich besser in die konkrete Situation hineinversetzen können. Während des Kurses können die Beschäftigten ihr bereits erlerntes Wissen durch Quizze überprüfen oder durch verständliche Quizze erlernen.

Nach Veröffentlichung des Kurses haben die Teilnehmenden die Möglichkeit, die enthaltenden fünf Kursmodule unabhängig von Zeit und Ort zu absolvieren. 

Der Modulplan gliedert sich wie folgt:

Einführung

Modul 1 – Grundlagen

• Bedeutung des Datenschutzes in der Kommunalverwaltung („Pflicht der Bürger/innen zur Bereitstellung der Daten“) 
• Gesetzliche Regelungen zum Datenschutz in der Kommunalverwaltung 
  (u. a. Abgrenzung DS-GVO/JI-Richtlinie, Fachgesetze, Landesdatenschutzgesetze) 
• Erklärung wichtiger Datenschutzbegriffe 
• Schaubild Auffinden der richtigen Rechtsgrundlage 

Modul 2 – Grundsätze

• Mit Schwerpunkt auf:
  • Rechtmäßigkeit „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“ (wesentliche Erlaubnisnormen für die Kommunalverwaltung – Art. 6 Abs. 1 lit. c, e DS-GVO) 
  • Zweckbindung („informationelle Gewaltenteilung“) 
  • Datenminimierung („erforderlich zur Aufgabenerfüllung“) 
• Beschreibung der weiteren Grundsätze 

Modul 3 – Betroffenenrechte

• Beschreibung der Betroffenenrechte 
• Ausübung der Betroffenenrechte durch die Betroffenen („Form der Antragsstellung”) 
• Reaktion auf Betroffenenanfragen („Prüfung Identität“ – u. a. Abgleich von Daten, Kopien von Ausweisdokumenten) 

Modul 4 – Arbeitsalltag

• Clean-Desk-Policy 
• Allgemeine Hinweise (u. a. offener E-Mail-Verteiler, Datenweitergabe am Telefon, Entsorgung von Dokumenten) 
• Reaktion auf Anfragen von der Justiz/Polizei („Prüfung der Schreiben“ – u. a. auf Angabe von Begründung, Rechtsgrundlage) 
• Anfertigung und Veröffentlichung von Fotos/Filmaufnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit (u. a. Erlaubnisnormen, Informationspflichten, „Art und Weise” des Fotografierens – Einzel-/Übersichtsaufnahmen) 

Modul 5 – Datenschutzverletzung

• Begriff Datenschutzverletzung 
• Umgang mit Datenschutzverletzungen 

Abschlussprüfung

Zusätzlich haben die Verantwortlichen mit Hilfe eines Reporting-Dashboard einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen des Erfolgs der Kursteilnehmenden. Die Teilnehmenden erhalten nach erfolgreicher Abschlussprüfung ein Zertifikat.